En la actualidad el mundo de las tiendas online es un mercado complejo y puede llegar a ser hasta caótico, sobre todo para los ecommerce que no disponen de un ERP adecuado con el que gestionar sus relaciones con clientes y proveedores.
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¿Por qué es importante tener un ERP si tienes una tienda online?
Contar con un sistema de gestión de una tienda online, a través de un software integrado, facilita la tarea del gestor del comercio electrónico y evita problemas que puedan surgir en las relaciones con los clientes.
Existen razones para implementar un software de facturación online, y todas ellas están relacionadas con la automatización de procesos, la mejora en los servicios y la mejor apreciación por parte de nuestros clientes del trato ofrecido.
Las siguientes tareas, que habitualmente se realizan de manera recurrente, se pueden simplificar y gestionar de una manera centralizada en un solo programa. Ese incremento en los tiempos de respuesta beneficia al gestor de la tienda online, de la misma manera que al cliente.
Mantener correctamente informados a los clientes
Los clientes quieren saber el estado de sus pedidos en todo momento. La mejor manera de conseguirlo es que la gestión de stocks esté vinculada a través de una herramienta, que de manera automática, pueda informar del estado de los pedidos.
La automatización ayuda de varias maneras, una de ellas es evitando que el personal de la tienda online tenga que estar constantemente respondiendo consultas que realizan por correo electrónico y que conllevan pérdidas de tiempo, si cada vez que se realiza una consulta se tiene que realizar manualmente la comprobación.
Control en tiempo real de los ingresos generados
La manera tradicional de conocer el estado de los ingresos por pedidos de clientes era consultar un programa externo de contabilidad y tesorería, pero para ello era necesario volcar previamente los datos del ecommerce y así extraer la información.
La ventaja de la integración de este sistema con nuestra tienda online es que en todo momento, y sin salir del ERP, es posible conocer cuál es el estado de los ingresos de los pedidos que realizan los clientes.
La coordinación entre los 2 extremos, tienda y ERP, podrá automáticamente rescatar la información, sin tener que entrar en un programa externo para consultar los datos en tiempo real.
Mejor planificación de almacenes
Cada vez que los clientes realizan un pedido los inventarios disminuyen, pero si los inventarios no están integrados con la venta online puede ser difícil conocer a ciencia cierta si existe stock o no para futuros pedidos.
Una integración del sistema de inventarios permite poder elegir el momento en el que se desea realizar un pedido para, o bien incrementar la cantidad de productos disponibles, o bien prever una situación en la que podría darse una ruptura de stock.
Con un software de facturación online no solo es posible crear facturas y gestionar inventarios, sino que además es posible extraer conclusiones de los movimientos que se realizan, y por lo tanto planificar con antelación acciones comerciales que se puedan implementar, o incluso ofrecer promociones a clientes concretos.
Mantener una situación de estrés controlado
No es posible conocer a ciencia cierta cuándo llegará el próximo pedido, y tampoco su volumen o los clientes que van a realizarlo, pero si es posible la creación de estadística compleja y obtener series relacionadas, por ejemplo, con períodos cíclicos del año, lo cual facilita la planificación de los recursos físicos y humanos.
Es posible aproximarse así a las necesidades de personal que sea necesario para que la parte física de un ecommerce esté correctamente atendida, como por ejemplo la logística o la preparación de pedidos.
Cuando el personal que trabaja, ya sea en un almacén o en oficinas, lo hace de una manera relajada el funcionamiento de las empresas es mucho mejor, desde el punto de vista de que se pueden percibir errores o problemas, e incluso buscar soluciones que no se hubieran encontrado si se hubiese estado centrado en los asuntos urgentes. De esta manera es posible alcanzar un gran potencial de mejora.
Otra de las ventajas de tener controlado el estrés es evitar la pérdida de información, derivada de una situación en la que se pasa, repentinamente, de no recibir pedidos a otra en el que se produce una saturación.
Dedicar tiempo a otras tareas
El día a día de un comercio virtual no se basa solo en enviar y preparar pedidos, sino que además hay que hacer analítica de datos para conocer qué productos o servicios puede ofrecer la competencia de una mejor manera que nosotros, y esto es una tarea que requiere mucho tiempo.
Mediante automatización es posible liberar ese tiempo para utilizarlo en tareas de mejora del rendimiento, cómo centrarse en el control de los costes o hacer trabajo de campo investigando acerca de nuevo productos o servicios, para ofrecerlos a los clientes antes de que la competencia se adelante.
