Albarán, ¿qué es y cuándo se usa?

Si tu empresa trabaja con productos, seguro que el concepto de albarán no te suena a chino. Pero, ¿tienes claro en qué situaciones se utiliza y en qué se diferencia de una factura? Aquí te lo explicamos todo:

¿En qué consiste?

Un albarán, no confundir con factura, es un documento que refleja la entrega de un producto, o bien la prestación de un servicio. A diferencia del ticket o la factura, el albarán, no es obligatorio, ni tiene valor fiscal. Pero sí tiene un valor comercial muy útil, por lo que sirve como confirmación de entrega de un pedido, dónde el cliente te lo firmará si está conforme con el material o servicio recibido.

Su papel en la entrega de bienes

El albarán resulta muy útil para las empresas de transporte. Su firma significa que han realizado bien la entrega y les exime de futuras reclamaciones. Por este motivo, es muy importante revisar la mercancía antes de firmar el albarán.

Una vez aceptada y entregada la compra, el transportista te devolverá una copia firmada por el destinatario, esta copia sirve de comprobante conforme la mercancía efectivamente ha llegado a su destino.Desde este momento, el vendedor podrá exigir el pago de la factura que será posteriormente emitida.

¿Qué elementos tiene?

Hay tres variables principales, el emisor (tu empresa), el transportista (si existe) y el receptor (tu cliente). Además, es importante que sea lo más detallado posible:

• Fecha de emisión
• Lugar de emisión
• Número de documento
• Datos del comprador y del vendedor
• Descripción del producto o servicio
• Fecha y lugar de entrega
• Firma y sello del receptor

Tipos de albarán:

Es posible que hayas podido verificar que todos los albaranes no tienen la misma información, algunos tienen precio, otros no. Por lo que suele haber dos tipos de albaranes:

• Albarán valorado: Normalmente no viene acompañado de una factura. Contiene la descripción de cada producto entregado, con el precio estipulado, y el importe total.
• Nota de entrega (albarán sin valorar): Este tipo de albarán no tiene informado el importe, sólo contiene la descripción del producto. Viene siempre acompañada de la factura.

Diferencia entre albarán y factura

En pocas palabras, el albarán es para confirmar la recepción de la compra, por lo que no se debe confundir con la factura. Ésta es para reclamar el pago, una vez este albarán haya sido aceptado y firmado por el cliente.

Para cerrar una transacción de una venta o compra, el albarán no es obligatorio, la factura sí. Además, no olvides que la factura es imprescindible para deducir el IVA de los gastos de empresa.

Por último, es posible que una factura contenga más de un albarán, en el caso que refleje varias entregas.

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