Por qué automatizar la gestión de tesorería

Existen multitud de tareas en la empresa que aunque son necesarias, no aportan ningún valor añadido. En todos los departamentos se observan ejemplos de actividades diarias que cumplen con estas características, pero donde suele darse un mayor número de ellas es en los llamados departamentos de apoyo, sobre todo en la Administración General de la empresa y, en concreto, en la gestión de la tesorería.

La gestión de la tesorería y las tareas necesarias

Dentro del departamento de administración existe una sección que es esencial en todas las empresas y es la que se encarga de la tesorería, bancos y caja. La supervivencia de la organización depende de una correcta y adecuada llevanza de los pagos y de los cobros. Sin embargo, estas tareas tienen ciertas peculiaridades: por un lado, suelen ser muy mecánicas y, por otro, no aportan valor añadido a la empresa, pero son muy necesarias. Así por ejemplo, la gestión de los cobros es esencial para tener liquidez y a su vez poder realizar los pagos.

Además, hay una subtarea que no solo es importante en el ámbito empresarial, sino que es obligatoria desde un punto de vista legal. Se trata de la conciliación bancaria y nos puede causar muchos problemas con la Agencia Tributaria si ellos se encuentran algunas diferencias entre nuestros asientos y el extracto bancario a la hora de hacer una inspección.

Por estos motivos, tesorería se ha convertido en el centro de atención de todas las empresas, con independencia de su tamaño. Los responsables dedican muchas horas a conciliar extractos bancarios, a gestionar recibos de cobro, con su problemática relativa a la cartera de efectos o todo lo relativo a los pagos, tan necesarios para la buena reputación de la empresa.

Una solución, la automatización

Por supuesto, cada empresa debe valorar el coste-beneficio de implementar ciertas tecnologías. No todo el mundo necesita un programa excesivamente complejo, si las tareas que tiene que automatizar son pocas. Aun así, sí puede ser muy útil un software sencillo que permita gestionar estas actividades que no aportan valor añadido. De esta manera, la persona responsable puede tener tiempo para hacer otras labores que sí aporten valor a la empresa. Con esto se consigue incrementar la productividad y, por ende, los márgenes y beneficios empresariales.

De esta forma, se consigue un objetivo: automatizar los procesos que no generan valor y así permitir que el personal de la empresa pueda dedicarse a otros de forma eficiente. La empresa conseguirá ser más productiva si puede competir en un mercado cada vez más globalizado. Porque hay que tener en cuenta que las grandes compañías lo hacen y, por eso, son eficientes. Por esa razón, la pequeña y mediana empresa tiene aún mucho camino por recorrer en este asunto y conviene empezar ya.

La externalización de la automatización

Una opción a tener en cuenta es externalizar este tipo de servicios, utilizando los programas de facturación gratis disponibles que nos ofrecen en Internet. De esta forma, se consigue que los sistemas en entornos SAAS lleven a cabo todas las tareas necesarias y la empresa pueda dedicarse a otras. Este tipo de entornos permite que el soporte lógico y las bases de datos se alojen en servidores de una compañía especializada en las TIC.

A un nivel contable y financiero, las inversiones en capital (CAPEX) se transformarán en gastos operativos (APEX). La ventaja de esto es que los segundos se pueden controlar más fácilmente en una pequeña empresa que los primeros. Además, se evita la obsolescencia de los equipos ya que la compañía suministradora se encarga de tener siempre la última versión disponible.

El proceso. La digitalización

Cuando la empresa decide automatizar las tareas que no aportan valor añadido, lleva a cabo un proceso de digitalización. Básicamente, consiste en analizar las diferentes actividades que se llevan a cabo y, a través de las nuevas tecnologías, eliminar aquellas que no aportan valor a la compañía.

Por ejemplo, una de las tareas más tediosas, que es la conciliación de cuentas bancarias, puede convertirse en algo sencillo si se automatiza. De esta forma, se crea un fichero digitalizado que permite que cada dato vaya al lugar correspondiente y, al final, aparezca un informe que se puede analizar y tomar decisiones en función de los resultados obtenidos. Así se consigue obtener la información de forma clara y rápida y la empresa puede fijar fácilmente su posición real de tesorería y evitar posibles problemas de liquidez.

En definitiva

La gestión de la tesorería se ha convertido en una de las actividades esenciales de las empresas y también una de las más tediosas. Una solución consiste en automatizar aquellas tareas que no generan valor añadido y que deben llevarse a cabo. De este modo, se dispondrá de tiempo para realizar otras que redunden en una mayor productividad y, por consiguiente, mejores resultados en la empresa.