Contabilidad electrónica

Desde el 1 de julio de 2016 la Agencia Tributaria instauró su sistema de contabilidad electrónica según el cual los diferentes libros de contabilidad de una empresa deberían remitirse a la Agencia Tributaria a través de su sede electrónica.

Contabilidad electrónica: el nuevo sistema de la Agencia Tributaria

Antes de 2016, los empresarios, autónomos y cualquier persona que estuviese obligada a hacer la declaración del IVA tenía que tener un Libro de Facturas Expedidas, Libro de Facturas Recibidas, Libro Registro de Bienes de Inversión y Libro Registro de determinadas acciones intracomunitarias.

Todos ellos debían ser puestos al día y, después, cuando se abriesen los diferentes plazos de declaración, los autónomos y empresarios tendrían que rellenar el modelo 347, 340 y 390 para acreditar todo el IVA de sus facturas.

Sin embargo, ahora todo esto se hace de manera electrónica, lo cual repercute positivamente en los obligados a presentar estos modelos, ya que facilita mucho el trabajo y evita desplazamientos para presentar el papeleo.

¿Quiénes están obligados a aplicar el nuevo sistema?

En primer lugar, hay que dejar claro que cualquier persona que haya querido sumarse a la aplicación del sistema electrónico de contabilidad ha podido hacerlo sin ningún problema. No obstante, hay ciertos tributarios que están obligados a acoger el sistema.

Quienes tengan un periodo de liquidación mensual deberán aplicar obligatoriamente este sistema. Así pues, quienes hayan facturado en el año anterior más de  6 010 121,04 euros, estén inscritos en el Registro de Devolución Mensual o apliquen el régimen del grupo de entidades estarán obligados a registrar electrónicamente su contabilidad.

Plazos para el registro de facturas electrónicas

Con la aplicación del nuevo sistema, también se aplican nuevos plazos de presentación de las facturas. De esta manera, la normativa quedaría de la siguiente manera:

– Facturas expedidas: la información debe suministrarse en un plazo de cuatro días naturales desde su expedición. Si la factura la hace quien recibe el servicio o un tercero, el plazo sería de ocho días.

No obstante, la Agencia Tributaria establece un límite adicional que no ha de sobrepasar el día 16 del mes siguiente a la producción del devengo del impuesto correspondiente a la operación que debe registrarse.

– Facturas recibidas: se debe suministrar la información en un plazo de cuatro días naturales desde el registro contable de la factura. Y, en caso de que este plazo no se cumpla, el registro de la información no ha de sobrepasar el día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del IVA donde se incluyan estas facturas.

– Operaciones de importación: los cuatro u ocho días naturales comienzan desde que se haga el registro contable del papel en el que se recoge la cuota liquidada por aduanas. El límite final es el día 16 del mes siguiente al final del periodo de declaración.

– Operaciones intracomunitarias: también el plazo es de cuatro días desde que se inicia la expedición o transporte, o bien, desde que se reciben los bienes en concreto.

– Información del libro de registro de bienes de inversión: debe presentarse en el plazo para hacer el último periodo de declaración del año. Por tanto, la fecha límite sería el 30 de enero del año siguiente al que hace referencia el periodo de liquidación.

Sanciones por retraso en el suministro de información de facturación electrónica

Retrasarse al registrar la información a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria trae graves consecuencias. Así pues, la multa que se aplica es de un 0,5 % del importe de la factura que debería haber sido registrada.

Además, esta sanción tiene un mínimo trimestral de 300 euros y un máximo de 6000 euros.

El programa de contabilidad: herramienta fundamental para el nuevo sistema

Utilizar un programa de contabilidad puede ser una opción más que beneficiosa para los empresarios y autónomos que deban o quieran acogerse al nuevo sistema electrónico. Hay que tener en cuenta que la mayoría de estos profesionales no cuentan con el tiempo suficiente para poder registrar cada una de las facturas en los plazos que establece la Agencia Tributaria.

Este tipo de programas, además de llevar un registro exhaustivo de todo lo que anteriormente se recogía en formato papel en los diferentes libros que se mencionaron anteriormente, ofrecen un formato ya adaptado que podrá ser directamente subido a la Sede Electrónica de Hacienda. Por tanto, el tiempo invertido será mucho menor y, sin lugar a dudas, se evitarán sanciones y amonestaciones por parte de esta institución.

Por otro lado, la facturación electrónica trae consigo muchas otras ventajas debido a que el empresario o autónomo lo tendrá mucho más fácil a la hora de crear facturas, expedirlas y almacenarlas en caso de que hubiese cualquier problema.

En suma, estos programas guardan todas las facturas electrónicas con unos altos niveles de seguridad para evitar los hackeos y las intrusiones. Algo muy importante dada la cantidad de datos que se encuentran en las facturas.

Así pues, el sistema de contabilidad electrónica cada vez será más común y adaptarse al mismo se convierte en una necesidad para las empresas.