Contabilidad y regularización de saldos deudores o acreedores

Uno de los asuntos más controvertidos y desconocidos en contabilidad es la regularización contable de los saldos deudores y acreedores antiguos. Por este motivo, en este artículo va a abordarse una aproximación sobre cómo ha de hacerse esto y qué efectos contables y fiscales tiene.

La importancia de la contabilidad

La gestión de las cuentas de una empresa debe exponer una imagen fiel del patrimonio de la compañía, así como de la situación financiera de la misma. Por ello, cuando aparecen saldos deudores o acreedores que son de otros años esta imagen se ve afectada negativamente.

Dichos saldos no podrán cobrarse o pagarse ya que serán de un ejercicio anterior. Algo que hará que la imagen contable de la compañía se vea distorsionada siendo el balance y la cuenta de resultados incorrecta.

Para que la imagen de la empresa que dé la gestión de las cuentas sea la idónea debe guiarse por las normas de registro y valoración que se encuentran en el Plan General de Contabilidad que fue aprobado en 2007. Esta casuística se regula con la NRV 22ª donde se habla de los criterios contables, errores y estimaciones contables.

¿Qué dice la norma?

La norma citada anteriormente puede resumirse en que cuando se detecten errores en los ejercicios contables anteriores se deberán subsanar cuanto antes. Esto se hará eliminando estos saldos del activo o del pasivo y afectarán positiva o negativamente dependiendo del tipo de saldo que sea.

Esta regularización de la situación contable conlleva el no pago o cobro de los saldos erróneos debido a que su origen se debe a un error de registro en la empresa.

No obstante, los efectos en el patrimonio son diferentes dependiendo de si se regula un saldo deudor o uno acreedor. Por ello, conviene entrar en detalles acerca de los efectos fiscales y contables de saldos acreedores y deudores.

Regularización de los saldos acreedores

Si se centra la atención en los efectos contables realmente no supondría ningún problema. Únicamente habría que dar de baja los saldos erróneos. Lo que sí habría que hacer obligatoriamente es registrar este error en la memoria y explicar los motivos del mismo.

En cuanto a los efectos fiscales hay que saber que pueden tener un mayor riesgo.

Así, pues, se considerará que estos saldos son rentas no declaradas, por lo que habrá que llevar a cabo un ingreso del importe en el impuesto sobre sociedades. Por no hablar de las posibles sanciones que se apliquen por la cuota que no se pagó cuando debería.

De esta manera y según la ley, la única forma de evitar la regularización fiscal será aportando documentos y pruebas que puedan demostrar que las rentas que se quieren imputar sí fueron declaradas en su momento. O bien, que dichas cuentas pertenecen a ejercicios que ya han prescrito.

En cuanto a estas pruebas hay que destacar que deben apoyarse en los libros contables pero que también hay que aportar documentación. La razón de esto es que la importancia de la regularización fiscal reside en cuándo debió declararse el saldo erróneo, no cuándo se registró contablemente.

Por último, cabe destacar que la prescripción de un ejercicio es muy difícil de demostrar. De hecho, resulta casi imposible, por lo que normalmente la Administración sale ganando en este sentido.

Efectos fiscales de la regularización de saldos deudores y acreedores Clic para tuitear

Regularización de los saldos deudores

De nuevo hay que remitirse a la norma de registro y valoración 22ª donde se estipula que la regularización se hará con cargo a reservas. También habrá que explicarlo en la memoria, siempre detallando los motivos y procedencia de los saldos.

Ahora bien, hay que ser especialmente cuidadosos si la sociedad tiene deudas pendientes o si entra en concurso de acreedores dejando deudas sin saldar. Esto puede hacer que los acreedores que no hayan cobrado lo estipulado se sientan perjudicados por la regularización de este saldo y decidan demandar a los administradores de la compañía por fraude.

Por tanto, es de vital importancia que la regularización se explique y especifique minuciosamente para evitar que los posibles acreedores demanden a los responsables de la organización.

En cuanto a los efectos fiscales, el mayor riesgo se derivaría de la no explicación de la procedencia de los saldos. La Agencia Tributaria podría determinar que estos saldos se derivarían de la retirada de fondos de los socios de la empresa. Algo que sería un reparto de dividendos encubierto fraudulentamente.

Programa de contabilidad: la mejor solución

Antes de terminar el artículo hay que hacer hincapié en el avance y facilidad que puede suponer para una empresa un programa de contabilidad y facturación. Este tipo de software evitará que se produzcan errores de esta índole debido a que todo quedará registrado digitalmente.

A la hora de evitar desajustes en la contabilidad se trata de una gran ayuda que cada vez se hace más imprescindible en las empresas de todos los sectores.