Contabilizar gastos de proveedores extracomunitarios

Cada vez son más las empresas, tanto grandes como pequeñas, que trabajan con proveedores extracomunitarios, por el proceso de globalización de la actividad económica. En el artículo, se indican las formas de realizar la contabilidad de operaciones con proveedores de terceros países para que no haya ningún problema. Además, contar con herramientas informatizadas para la contabilidad puede ayudar a facilitar el proceso.

Registrar las operaciones con proveedores extracomunitarios

Se diferencia entre proveedor comunitario y extracomunitario porque, en el primer caso, es suficiente con estar dado de alta como Operador Intracomunitario en el apartado VIES. En la inmensa mayoría de los casos, se factura en euros y no debería haber ningún problema, más allá de la necesidad de declarar las operaciones. Además, al existir una cooperación entre los distintos Estados en la lucha contra el fraude, se reducen las posibilidades de complicaciones.

En el segundo caso, hay que recordar que la legislación también prevé facturar las operaciones sin IVA y hay que tener en cuenta que, muy posiblemente, habrá que realizar una conversión de divisas. Además, y si la mercancía es tangible, se tendrán que pagar despachos de aduana (DUA) para que esta se pueda utilizar. Por lo tanto, es más probable que existan aspectos que los administrativos de la compañía desconocen.

Realizar la transición o los correspondientes cambios no es especialmente complejo si se conocen las pautas, pero es necesario ser metódico y seguir los criterios que marca la normativa. Uno de los errores más comunes es no declarar correctamente los gastos por compras en el extranjero o, también, que no se incluyan las variaciones del valor de las divisas. Un principio fundamental de la contabilidad es reflejar fielmente los movimientos.

Los tres aspectos más importantes a valorar en la contabilización de las operaciones con proveedores extracomunitarios son las facturas, los impuestos y las conversiones de divisas. El Plan General de Contabilidad de 2007 es el documento de referencia y un programa contabilidad informático es esencial para realizar con eficacia todas estas operaciones y reducir las probabilidades de errores humanos.

Facturas

En el supuesto de la compra de una mercancía fuera de la Unión Europea que se importa a España, tienen que facturar sin IVA pero se tendrá que pagar el impuesto en España y declararlo en aduana mediante el modelo 303. En la factura ha de constar explícitamente que se aplica un IVA del 0 % para que no haya problemas en la contabilidad. Como principio general, hay que utilizar la cuenta 600 compra de mercaderías, que es la misma que se utiliza para transacciones nacionales o comunitarias.

En las operaciones con proveedores extracomunitarios no se ha de incluir el IVA en la factura Clic para tuitear

En cambio, si hay que pagar aranceles de importación, también se tendrá que hacer constar como gasto a través del modelo 340. Si se importa una mercancía por vía aduanera, hay que considerar que, además del coste de la misma, se pueden incluir los gastos correspondientes al Documento Único Administrativo (DUA). Las cuentas que se utilizan para contabilizar las compras son las de los grupos 32 y 33del modelo 303 operaciones de bienes de importación.

Impuestos

Si se compra, la contabilización del IVA se tendrá que realizar en la casilla que corresponde en el Plan General de Contabilidad de IVA soportado, utilizando el modelo 303 y que constará como pasivo de la empresa. Hay que recordar que este impuesto soportado en el comprador será repercutido en el vendedor y no existe forma de eludirlo, aunque los tipos de gravamen sean diferentes.

Por otra parte, en el caso de otros tributos como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o el Impuesto de Sociedades (IS), será suficiente con hacer constar los gastos en la cuenta de compra de mercaderías (600). De esta forma, aumentará la base imponible con la que se calculará la cantidad a pagar.

Conversión de divisas

La conversión de divisas se debería realizar con el tipo de cambio del día en que se realiza la transacción, existiendo algunas herramientas automáticas que permiten realizar esta operación. No obstante, con el Plan General de Contabilidad de 2007 se pueden contabilizar las operaciones en otra divisa que no sea el euro y evitar así la duplicidad de registros o las inexactitudes por las variaciones en los tipos de cambio.

Si hay diferencias de valoración al final del ejercicio o se pagan facturas en moneda extranjera en diferentes ejercicios, se utilizan las cuentas de diferencias positivas de cambio (768) o diferencias negativas de cambio (668).

Conclusión

Un programa contabilidad es el aliado perfecto para automatizar las operaciones con proveedores extracomunitarios y ganar en eficacia y eficiencia. La herramienta de software de contabilidad de KeyANDCloud permite realizar la conversión automática de divisas, contabilizar las facturas y realizar los balances. Es aconsejable que cualquier empresa, sea del tamaño que sea, incorpore las nuevas tecnologías para mejorar sus procesos y evitar sanciones.