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En los últimos años, con el apoyo de la legislación vigente, el uso de la factura electrónica o facturae en las organizaciones empresariales se hace cada vez más patente
Exactamente, una factura electrónica representa, de igual forma que la tradicional forma de facturación en papel, las relaciones comerciales entre un cliente y proveedor. Lo excepcional reside en que la factura electrónica o factura-e presenta numerosas ventajas para la administración y gestión de empresas.
Cabe destacar que las empresas deberán usar como única vía de facturación la factura electrónica, en el caso de prestar servicios a las instituciones públicas, como ayuntamientos, Comunidades Autónomas o empresas públicas gestionadas por el Estado. También a aquellas que tengan un número de trabajadores superior a los 100 y un volumen de facturación por año superior a los 6 millones de euros.
De esta forma, la mayoría de empresas de nuestro país está optando por usar la facturación electrónica como única vía de facturación para homogeneizar su gestión tanto con las empresas privadas como con las públicas.
¿Cómo puede una empresa hacer una factura electrónica?
El formato admitido por el Ministerio para la emisión y recepción de facturas electrónicas a organismos públicos es el formato XML acompañado de firma digital.
Para hacer una factura electrónica o facturae según los requisitos válidos para su emisión, se deberá contar con un software de facturación adaptado a estos requerimientos, que permita su exportación como fichero XML para su envío a la Administración.
¿Merece la pena cambiar todo el sistema de facturación por la facturación electrónica?
Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta cualquier empresa es el de homogeneizar procesos para optimizar el tiempo y mejorar el control de la organización. La facturación electrónica cuenta con esta ventaja esencial, entre otras muy interesantes. Estas son:
1. Agiliza la emisión y envío de la factura. Se mecaniza todo el proceso administrativo.
2. Disminución de costes de impresión y envío (imprenta, sellos y material de oficina, entre otros).
3. Control mensual de facturas. A través de desgloses y resúmenes que proporciona el propio programa sobre las facturas electrónicas.
4. Suprimir el uso de papel en la oficina. Es una opción sostenible para las empresas comprometidas con el medio ambiente.
5. Puede integrarse con otros programas que utilice la empresa.
6. La factura-e puede ser supervisada y controlada desde cualquier dispositivo.
7. Evita errores administrativos, como duplicados en el código de facturación o emisión doble de facturas a clientes.
8. Las empresas caminan hacia la digitalización de todos los documentos y su control remoto.
9. Las facturas electrónicas cuentan con una copia de seguridad en la nube, por lo que ningún documento podrá ser extraviado.
¿Cómo entregar una factura electrónica en la Administración Pública?
El Gobierno ha puesto a disposición de las empresas una plataforma llamada FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), en la que cualquier entidad puede presentar su factura en formato XML de una manera fiable, cómoda y segura a las Administraciones Públicas.
Accede a FACe para remitir facturas electrónicas
¿Existe algún software de facturación recomendado para emitir facturas electrónicas?
En el mercado podrás encontrar varios softwares de facturación electrónica, aunque la mayoría cuenta con limitaciones en su emisión y exportación.
Hay que tener en cuenta que el programa o software de facturación electrónica debe permitir exportar el fichero en formato XML para emitirlo junto a su firma digital en el portal FACe de las Administraciones Públicas. En este sentido, el software de facturación electrónica KeyandCloud aporta una de las soluciones de facturación más completas del mercado para todo tipo de empresas.
Las ventajas de usar KeyandCloud para emitir facturae o facturas electrónicas son numerosas. Las más de 6.000 empresas que están utilizando KeyandCloud como software de facturación destacan, entre otras:
a. El fácil uso del programa de facturación por cualquier persona de la empresa.
b. Conectado directamente con FACe, permite crear y enviar facturas electrónicas con un solo clic.
c. El servicio de atención al cliente es siempre gratuito.
d. Se personaliza y se adapta con cada cambio que surja en la empresa.
e. Cuenta con licencias para instalar en diferentes dispositivos, por lo que es posible elaborar y remitir facturas electrónicas en cualquier momento y lugar.
f. El software cuenta con una programación diaria de copias de seguridad, que se gestionan en la nube.
g. Ningún dato de una empresa se perderá con este sistema cloud de facturación.
Las facturas electrónicas o factura-e, en la actualidad, cada vez son más importantes y requeridas. Las empresas han comenzado a adaptarse a este proceso y han encontrado en el camino numerosas ventajas en su utilización. Las Administraciones Públicas, por su parte, apuestan fuertemente por la digitalización de facturas.
Estos beneficios y la validez que representa el uso de la firma digital como requisito indispensable para identificar a una empresa con sus documentos oficiales reafirman la necesidad de comenzar a cambiar cualquier sistema de facturación por un sistema de facturación cloud o facturae.
