La digitalización, que últimamente está en boca de todos, ha traído innovaciones a todas las áreas de gestión empresarial. Una de las herramientas más útiles que ha introducido es la factura online, llamada a reducir algunos de los errores de facturación más cotidianos.
Y es que muchas empresas y más autónomos todavía cometen errores de facturación habitualmente, sea por actuar con prisa o por la falta de conocimientos.
Estos son algunos consejos que pueden evitar que un profesional o empresario caiga en los errores más típicos.
Contenido
Los errores más frecuentes
A continuación se detallan los cuatro errores que más frecuentemente aparecen en la facturación. Todos ellos pueden ser atajados cuando se sabe lo que se está haciendo y se presta atención a la operativa.
Por supuesto, una buena opción para reducirlos e incluso evitarlos pasa por establecer sistemas de trabajo ordenados. En este sentido, la mejor opción es implementar soluciones digitales como software de facturación y aplicaciones de gestión.
Cuidado con la serie y numeración
Las facturas deben ser correlativas, medida que se sigue para impedir que se generen facturas a posteriori maquillando la contabilidad. Por tanto, los saltos en la serie dispararán las alertas de Hacienda.
Además, las facturas van fechadas, por lo que según este sistema es imposible emitir una factura en fecha posterior con número anterior a otra.
Gracias a esta guía, facturar online reduce el número de errores que se pueden cometer, al dificultar los descuidos Clic para tuitear
Cuidado con los datos introducidos
Por supuesto, los datos que consignes en tu factura deben ser verídicos y estar correctamente reflejados. En este sentido hay que tener cuidado con errores comunes, como especificar el domicilio social en lugar del fiscal.
Además, los datos no solo deben ser los que exija la ley, sino que deben incluir tanto detalle como sea necesario. Esto incluye el desglose de las cuotas tributarias aplicadas o la descripción de los conceptos por los que se factura.
Conserva tu documentación
Por increíble que parezca, uno de los errores más comunes en la facturación tiene que ver con la conservación de la documentación. Sea por falta de orden o por pura dejadez, muchos profesionales terminan perdiendo facturas y otros justificantes.
Por supuesto, esto es la pesadilla de cualquier contable, pero también puede acarrear problemas con la AEAT. No hay que olvidar que Hacienda podría solicitar copia de la factura durante cinco años desde su emisión.
Comprueba el destinatario
Otro de los errores frecuentes de facturación muy relacionados con la falta de método es la remisión de facturas a destinatarios erróneos. Por absurdo que parezca, muchas facturas se retrasan e incluso se pierden por no llegar a quien corresponde abonarlas.
Evidentemente, retrasar o impedir la recepción de una factura acarrea problemas de cobro. El destinatario de la factura debería recibirla en el plazo correspondiente: en el momento de prestar el servicio si lo recibe un particular o antes del día 16 del mes siguiente si se presta a una empresa.
Por qué contar con un programa para facturar
Como se viene exponiendo, la mayoría de errores en la facturación pueden evitarse siendo cuidadoso y metódico en la operativa. Por eso, tal vez la mejor solución sea implementar en la empresa un programa para facturar.
Características de la factura online
Este tipo de facturas reúnen los mismos requisitos legales que las facturas tradicionales. Sin embargo, su cumplimentación está asistida por un programa informático o aplicación web.
Gracias a esta guía, facturar online reduce el número de errores que se pueden cometer, al dificultar los descuidos.
Por supuesto, trabajar en un entorno digital elimina todos los problemas asociados al orden, archivo o almacenado de documentos. Las facturas emitidas se guardan y clasifican en la misma aplicación, para ser consultadas desde cualquier dispositivo.
Además, los programas de facturación online permiten automatizar los procesos de cumplimentado y expedición, lo que revierte en una mejora de la productividad y en una agilización de los procesos de cobro.
Uso de estas soluciones en la actualidad
La mayoría de los proveedores actuales emplean sistemas de facturación digitalizada. Gracias a ello simplifican y optimizan sus procesos, al tiempo que aprovechan funcionalidades añadidas.
Por ejemplo, la facturación online puede integrarse en ERPs y otros sistemas para mantener a todos los departamentos de la empresa informados a tiempo real de las ventas y cobros.
En la actualidad es bastante raro recibir una factura en papel en muchos sectores, por lo que modernizar la empresa en esta dirección tiene un impacto muy positivo en la imagen que se hace el cliente de la misma.
Conclusión
Habida cuenta de las ventajas que apareja contar con un programa para facturar, no tiene mucho sentido no hacerlo. Estas soluciones son relativamente económicas en la actualidad, y su coste queda compensado de sobra con el incremento de competitividad que supone emplearlas.
Por tanto, toda empresa que no se haya lanzado a emplear la factura online debería considerar el empezar a utilizarla, a fin de agilizar sus procesos de facturación y cobro y evitar errores comunes.
