¿Qué es una factura y quién está obligado a presentarla?

Definición e importancia de una factura

Una factura es un papel mercantil en el que se incluye la información tributaria relativa a la prestación de un servicio o la venta de un producción. Su emisión es una responsabilidad para todo empresario o autónomo cuando lleva una transacción con contenido económico, debiéndola repartir al perceptor del servicio o producto siempre que sea solicitada. A efectos legales, tiene importancia como justificante fiscal de haber entregado un producto o haber prestado un servicio, y es el único documento vigente que nos permite, por ejemplo, restar gastos en la contabilidad que realizamos como empresarios. Si es autónomo, tiene la obligación de presentar facturas para poder cobrar sus servicios, pero si no se dedica en exclusiva a esta actividad y quiere facturar (sin ser autónomo), también es posible.

¿Quién necesita hacer facturas?

Los autónomos y las empresas tienen la obligación de facturar por la venta de sus bienes y/o servicios. Ocurre lo mismo en el caso de anticipos, salvo si se trata de la venta de bienes exentos dentro de la comunidad. En particular, las empresas y autónomos están obligados a publicar facturas en los siguientes casos:

• Su cliente es empresario independiente o autónomo.
• Su cliente lo solicita para fines tributarios.
• La exportación de bienes exentos del IVA
• Si se trata de operaciones intracomunitarias.
• Su cliente es la Administración pública (se debe hacer una factura electrónica).
• Venta de artículos de montaje antes de su entrega a la zona fiscal.
• Para ventas a distancia y especiales.

Es muy importante tener copias del documento para el propio autónomo o empresa, y para el cliente.

Tipos de facturas

Existen muchos tipos diferentes de factura y puede darse la situación en la que no quede claro cuándo usar una u otra,y cuál es precisamente la diferencia entre ellas. A continuación, vamos a revisar cuántos tipos de factura existen, cuáles son y cuándo utilizarlas.

Tipos de factura:

• Factura ordinaria: es la más sencilla, la que documenta cualquier operación de compraventa.
• Factura rectificativa: se usará para corregir errores de otras facturas previas.
• Factura recapitulativa: es la suma de distintas operaciones económicas dirigidas a un mismo destinatario, hechas en un determinado período.
• Factura electrónica, o e-factura: en contenido no se diferencia de las anteriores,pero es en soporte electrónico.
• Factura proforma: es una factura provisional que podemos entregar al cliente y especificar los detalles de una futura actividad comercial

Además, la Agencia Tributaria las diferencia en función de sus requerimientos legales: factura completa y factura simplificada.
La factura completa cumple con todos los requerimientos establecidos por la Ley, que han sido mencionados arriba, mientras que la simplificada no tiene qué contener toda la información.En la web de la Agencia Tributaria podemos averiguar los casos en los que se permite la emisión de facturas simplificadas.

Componentes de la factura

El contenido de la plantilla de factura está predeterminado por las reglas establecidas de facturación.
La omisión de uno de sus contenidos obligatorios puede anular la validez ante la Agencia Tributaria, que es la autoridad supervisora para el cumplimiento de las normas.

La información necesaria para una factura

Al completar una factura, vale la pena tener en cuenta algunos puntos obligatorios. El documento debe contener la siguiente información:

• Número de factura (correlativo a la serie numérica).
• Nombre del comprador y vendedor (o título de la empresa)
• IVA y dirección fiscal del comprador y del vendedor
• Fecha de entrega
• Fecha de operaciones: cuando ésta no coincide con la de expedición
• Descripción del bien o servicio
• Precio y posibilidad de descuento o anticipo
• La cuota tributaria
• Impuesto sobre la renta
• Importe total

También es necesario mencionar la facturación del beneficiario o la inversión de la entidad pasiva y la pertenencia al régimen especial de agencias de viajes o bienes de segunda mano. En el caso de la exención de la factura del IVA, es necesario registrarlo con referencia a la ley y el artículo de apoyo.

Ejemplos de factura que tú puedes hacer en programa KEYANDCLOUD:

Formar una factura

Cuando empieza a hacer facturas, hay muchas preguntas que se hace para asegurarse de que el documento que crea es correcto ¿Están todos los datos? ¿Son correctos los cálculos? ¿Se puede agregar alguna información adicional? ¿Cómo hacer una factura de autónomo? Por este motivo, es muy aconsejable usar alguna herramienta o programa que le facilite la gestión de la facturas. Las dos opciones más usadas son:

1. La primera es utilizar una hoja de cálculo o un programa de ordenador como Excel, donde tendrá que descargar una gran cantidad de plantillas e intentar adaptarlas al programa. Pero esta opción, tiene un alto riesgo de pérdida de todos los datos que han sido introducidos en un período de tiempo. ¿Ha pensado en cómo va a justificar la pérdida de facturas a la Agencia Tributaria si se le rompe el ordenador en el que guarda este programa? ¿Y si la hoja de cálculo deja de funcionar y no puede recuperar todos los datos? Situaciones como ésta, ponen de relieve las deficiencias de esta forma de trabajo.
2. La segunda posibilidad es utilizar un software de facturación online que guarda todos los datos en la nube. Este sistema de trabajo tiene ventajas importantes sobre los métodos tradicionales.

¿Cómo te puede ayudar un programa de facturación?

Un programa de facturación como KEYANDCLOUD puede ser tu mejor aliado a la hora de facturar y controlar los gastos, te explicamos las ventajas:

• Facturas correlativas, con la numeración correcta y todos los elementos necesarios
• Te ayuda a aplicar el IVA y retención correspondiente, sin errores
• Presupuestos ilimitados, que podrás convertir en factura en un solo click
• Automatiza tus facturas recurrentes
• Facturación por proyectos: podrás controlar los ingresos y gastos de tus proyectos de una forma muy visual e intuitiva.

¡No esperes más y empieza a controlar ya tu negocio de forma profesional!

¿Cómo facturar?

No es suficiente saber cómo hacer una factura, también hay que conocer cuando alguien está obligado a ello. Tanto las empresas como los autónomos tienen la obligación de expedir y entregar facturas, por las operaciones que se realizan en su negocio.
Además, siempre debe guardar una copia del documento que se entrega y almacenar todas las facturas recibidas.

En la venta de bienes y servicios, es necesario expedir y almacenar facturas en las que se recopilan los datos de la transacción del IVA (la obligación también se aplica a las que están exentas de impuestos), así como si utiliza un régimen especial.
Sin embargo, en algunos regímenes especiales de IVA, no es necesario emitir facturas. Esto da lugar a excepciones, que se refieren principalmente a las operaciones con personas físicas:

• Transacciones exentas de IVA.
• Transacciones no exentas de IVA
• Las que se emiten por las empresas o autónomos en el régimen especial de recargo de equivalencia.
• Las que se realizan por las empresas o autónomos bajo el régimen de IVA simplificado.
• Cuando las empresas o autónomos desarrollan su actividad bajo el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.

Siempre debe emitir una factura si el receptor es una empresa o autónomo que opera como tal, así cómo, cuando el cliente lo requiera para poder acceder a algún derecho tributario. En casos especiales, se aconseja acudir a un gestor para cada asunto en concreto.