La factura online es un recurso con el que cuentan, desde hace unos años, los emprendedores para facilitar el cumplimiento de sus trabajos.
Se trata de un documento imprescindible para que quede constancia de los ingresos que consigues a cambio de la prestación de determinados servicios. Sin embargo, esta función ya la cumplían con creces las tradicionales facturas en formato papel. La factura online, por su parte, además de garantizar estos criterios de contabilidad y cumplimiento con la normativa vigente (no hay que olvidar que, como se verá más adelante, las facturas deben ser conservadas en tiempo y forma), proporcionan la facilidad relativa al manejo informático de los archivos.
Dichos archivos reducen sensiblemente el volumen de material a guardar y, aparte, aseguran su mantenimiento, dado que los documentos informáticos convenientemente blindados no están sujetos a los avatares de los materiales físicos tradicionales. Por otro lado, su localización y consulta también van a resultar más sencillas e inmediatas, lo que te ahorrará tiempo, dinero e inconvenientes funcionales.
A continuación, te resumimos las obligaciones que cualquier empresa que genera facturas ha de cuidar respecto a la formalización y al almacenamiento de estos recursos.
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Las claves de la gestión de la factura online
La gestión de las facturas de una empresa ha de tener en cuenta diversos requisitos. Entre ellos, en primer lugar, destacamos la inclusión de unos datos exhaustivos y pormenorizados. Estos servirán para identificar la información relevante de las operaciones que se materializan. Por consiguiente, su redacción ha de ser completa. Queremos recordar que, en función de las clases de operaciones a reseñar, se estipulan distintos tipos de facturas (proforma, ordinaria, rectificativa, etc.).
Al mismo tiempo, se exige que esta documentación resulte eficaz y funcional. Que un documento contenga todos los datos oportunos no está reñido con que su plasmación sea tan precisa como simple. En este sentido, la presentación tendrá una relevancia fundamental a la hora de hacer comprensible la información. Contar con un software de facturación adecuado te facilitará unos documentos formalmente idóneos.
En cuanto a las facturas online, hay que recalcar que los destinatarios tendrán que haber dado su consentimiento para recibirlas y, según la Administración Estatal de la Agencia Tributaria (AEAT), su autenticidad podrá garantizarse mediante la firma electrónica reconocida, el intercambio electrónico de datos (EDI) y otros medios que haya validado este organismo.
Estas son, a grandes rasgos, las obligaciones generales que los empresarios han de considerar en materia de facturación. Pero el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, de 12 de noviembre) añade algunos ajustes que no deben ser olvidados.
Presta atención a los que te exponemos.
Obligaciones de facturación
Salvo en los casos de las entregas intracomunitarias de bienes que permanecen exentas, la obligación de la emisión de la factura y la copia se amplía a los pagos anticipados.
Además, debemos especificar de forma separada las bases imponibles y cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) de las operaciones diferentes en los siguientes casos:
– Cuando las hay exentas y que no lo son (ya no se hace referencia en este Reglamento de Facturación a si hay con y sin sujeción).
– Existen con y sin inversión del sujeto pasivo.
– Las hay sujetas a distintos tipos de IVA.
Aunque hay motivos que justifican las series de facturación, estas serán obligatorias cuando:
– La expedición la realizan los destinatarios o terceros.
– En las facturas rectificativas.
– Cuando los documentos tienen que ver con procedimientos judiciales y administrativos de ejecución forzosa.
Por otro lado, debemos citar la facturación por parte del destinatario si el adquirente o este, en lugar del prestador o proveedor, emite el documento. Cuando los primeros sean los sujetos pasivos del IVA, se hará constar la inversión del sujeto pasivo.
El régimen especial, por su parte, aparecerá cuando se tribute en los siguientes:
– Agencias de viajes.
– Bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.
– Criterio de caja.
Por último, en las operaciones que no cuentan con IVA ya no hay que hacerlo constar. Lo que, lógicamente, implica que tampoco figurará la normativa que justificaba la exención.
Debes cumplir rigurosamente estos requisitos de presentación y conservación de la factura online y en papel. Clic para tuitear
La conservación de las facturas
El interesado o un tercero encargado deberá conservar estos documentos cuatro años y en el orden correspondiente:
– Los recibidos.
– Las matrices o copias de los emitidos.
– Los justificantes contables de las aplicaciones de la inversión del sujeto pasivo con proveedores no establecidos en la Unión Europea.
– Los recibos que justifican el reintegro de las compensaciones del Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (original y copia).
– Los documentos que acrediten que se ha pagado el impuesto a la importación.
Todas estas facturas, incluidas las electrónicas, tendrás que tenerlas disponibles para que las comprueben las autoridades de la AEAT en el momento en el que te las soliciten. Si la conservación se ha llevado a cabo fuera de España, deberá garantizarse esta inspección online.
En definitiva, debes cumplir rigurosamente estos requisitos de presentación y conservación de la factura online y en papel.
