En la era de la automatización y el uso de programas ERP para mejorar las funcionalidades de la empresa, no se debe olvidar el mundo de la facturación. Los programas de facturación online permiten a las pequeñas empresas una mayor facilidad a la hora de controlar su contabilidad.
Apostar por este tipo de software permite reducir el número de recursos necesarios para llevar a cabo este proceso, ahorrando tiempo y dinero. Además, el uso de facturas digitales ayuda a evitar el papeleo. Este tipo de programas permiten su integración en las diferentes áreas de los negocios y ayudan a conocer información de la empresa en tiempo real, para tomar mejores decisiones.
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Un campo ideal para las pymes
Las grandes empresas se apoyan en el uso de sistemas complejos de ERP, pero las pymes y autónomos no tienen la capacidad de poner en marcha un sistema tan complejo. Para ellas aparece la solución de los programas de facturación digital.
Este tipo de programa en la nube les permite una cierta adaptabilidad e integración pero su coste es mucho menor. Cabe destacar que cuentan con un manejo mucho más intuitivo que permite una adaptación mucho más rápida en el momento de la implantación.
Las funciones de este tipo de programas
Este tipo de programas se distinguen por cuatro funciones principales. Usándolas de la manera correcta se consiguen una serie de ventajas que benefician al conjunto de la organización, son las siguientes:
Facturación
Las facturas se realizan de una manera más sencilla con el uso de plantillas predeterminadas y personalizables con elementos como el logo de la empresa. Se pueden generar órdenes de facturación con una frecuencia periódica y su envío vía correo electrónico. En muchas ocasiones permiten la generación de presupuestos pudiendo hacer un seguimiento de las visitas que le dedica el cliente, así como interactuar con él.
Contabilidad
Al contar con las facturas, el programa realiza la anotación de los asientos contables correspondientes, también permiten añadir asientos de manera manual. Contar con este tipo de aplicaciones permite conocer los beneficios en tiempo real, contar con información actual ayuda en la toma de decisiones. Como extra muchos de estos programas permiten la lectura de tickets y facturas para su digitalización.
Bancos
Es necesario que los movimientos de las cuentas bancarias asociadas a la empresa coincidan con los apuntes en la contabilidad. Poder integrar la cuenta bancaria en este tipo de plataformas es una funcionalidad muy útil. Además, evita tener que realizar un gran número de anotaciones de manera manual.
Integraciones
Es importante poder conectar este tipo de programas con las plataformas que usan las empresas, sobre todo las empresas online. Elementos como la eShop, formas de pago asociadas, CRM u otros programas de contabilidad pueden resultar imprescindibles. Conseguir que todos funcionen de una manera eficiente y en armonía es necesario para rentabilizarlos.
Las ventajas que aportan este tipo de programas
Apoyarse en este tipo de programas de facturación online aporta grandes ventajas a las empresas. Esto permite que mejoren su competitividad y se mantengan actualizadas en el mundo de la nube. Los costes de asumir este tipo de transformación no resultan elevados y su aprendizaje es sencillo e intuitivo.
Las ventajas principales que ofrecen este tipo de sistemas son las siguientes:
– La sencillez de su uso permite no tener que necesitar a un experto, es un proceso fácil e intuitivo.
– Se trata de programas que cuentan con toda la información base para la facturación, por lo que la única tarea necesaria es rellenar los diversos datos. En muchas ocasiones cuentan con los diversos formularios que se deben presentar a las administraciones.
– Realizan una serie de tareas de manera automática evitando errores humanos. Un ejemplo es la numeración de las facturas.
– Almacenan toda la información en la nube pero permiten generar una copia para almacenarla en tu sistema. Esto permite contar con copia de seguridad en todo momento.
– Dentro de las capacidades que aportan los servicios en línea está la posibilidad de conectarse desde cualquier lugar. Sin duda, una manera de aportar libertad en los casos de negocios que se desplazan para prestar sus servicios.
– Almacena datos de clientes y proveedores permitiendo generar las facturas de una manera más rápida y eficiente.
– Realiza todas las operaciones económicas de manera automática evitando errores en los cálculos. Introduciendo los datos necesarios el programa se encarga de generar las cifras de manera rápida y eficiente.
– Se adaptan a las necesidades y el tamaño de cada empresa, esto permite pagar solo por lo que realmente se necesita.
El avance hacia la informatización es posible para todos
Contar con programas de facturación online permite a pequeñas empresas dar un salto en la gestión de su contabilidad. Gracias a ello pueden afrontar nuevos retos a la hora de crecer y avanzar en su sector. La digitalización de la facturación les permite liberar recursos que pueden dedicar a otras áreas para mejorar la eficiencia.
