El Código de Comercio (CCom) establece, en su artículo 25, la obligación del empresario de llevar una contabilidad adecuada a su actividad. En todo caso, establece la obligación de que lleve un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. Estos son de relevancia no solo para llevar la contabilidad adecuada, sino también para cumplir obligaciones fiscales y tributarias.
Por otro lado, el artículo 26 del Código de Comercio establece también la obligación de toda sociedad mercantil de llevar un libro de actas.
Por tanto, toda sociedad mercantil está obligada ex lege a llevar al día una serie de libros, de diversa naturaleza.
Contenido
Libros contables
Deben llevarse directamente por el empresario o persona autorizada, pues una contabilidad adecuada es una obligación inherente al estatus del empresario.
Libro de inventarios y cuentas anuales
Conforme al artículo 28 del CCom se abre con el balance inicial de la empresa y recibe inscripción de sumas y saldos, al menos, trimestralmente. Se incluyen el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Conforme a lo estipulado en el RD 1514/2007 (PGC), incluyen:
– Balance de situación. Analiza el patrimonio de la empresa.
– Cuenta de pérdidas y ganancias. Desglosa ingresos, gastos y resultado.
– Estado de cambios en el patrimonio. Detalla la variación patrimonial.
– Estado de flujos de efectivo. Informa sobre variaciones de efectivo.
– Memoria. Explica los restantes documentos e introduce todo elemento a considerar, como la separación respecto a criterios contables empleados en ejercicios anteriores.
Se vinculan al CCom, la Ley de Sociedades de Capital y el PGC.
Libro diario
Registra con periodicidad inferior a la anterior todas las operaciones relativas a la actividad empresarial. Lo idóneo es la anotación diaria, pero pueden realizarse transcripciones por lotes, siempre inferiores a tres meses y siempre que se hayan detallado individualmente en otro libro.
Estas anotaciones cronológicas deberían recogerse por conceptos en un libro mayor. Sin embargo, al no resultar necesaria su legalización, este no es un libro obligatorio.
Libros sociales
Las sociedades deben llevar una serie de libros privados que les permitan registrar los acuerdos adoptados, con todos los detalles de las circunstancias en que han sido tomados.
Libro de actas
Las sociedades mercantiles (salvo las unipersonales) forman su voluntad de manera colegiada. Por ello, el libro de actas permite revisar cómo se formó tal voluntad. Los socios o sus representantes pueden obtener certificaciones de estos acuerdos y actas. Por ello, los administradores deben presentar en el Registro Mercantil todo acuerdo inscribible, mediante testimonio notarial, en plazo de ocho días desde la aprobación del acta.
Libro registro de socios
Permite el control de los socios, entendiendo como tales los propietarios de acciones y participaciones. Se emplea para controlar la transmisión de tales acciones y participaciones. Puede tener forma de registro de socios, de la sociedad o de las acciones nominativas.
Libros fiscales
Incluyen los libros de:
– Facturas emitidas y recibidas.
– Bienes de inversión.
– Operaciones intracomunitarias.
Se emplean para llevar el control de la fiscalidad de la empresa en el caso de las empresas sometidas al I.V.A. (en el último caso, solo las que operen intracomunitariamente).
Disposiciones comunes
Según los artículos 29 y siguientes del CCom, estos libros y documentos deben:
– Respetar los principios de claridad y cronología.
– Ser conservados por el empresario por periodo de seis años, aunque cese en su actividad, o por sus causahabientes, si falleciera.
La importancia de estos libros radica en que suelen emplearse para hacer prueba de los hechos que recogen. Sin embargo, siempre es el tribunal quien debe valorar cada prueba presentada. Además, están protegidos por secreto profesional y gozan de ciertas garantías procesales que dificultan el acceso a la misma. Aun en los casos en que un juez decrete el acceso a la documentación empresarial, por lo general ocurrirá en el establecimiento del empresario y en su presencia.
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La legalización de los libros oficiales
Los libros obligatorios deben legalizarse, lo que se realiza mediante su presentación en el Registro Mercantil. De este modo, se les dota de publicidad, lo que actúa en interés de terceros contratantes con la empresa. A cambio, se otorga a lo inscrito en el Registro de presunción de certeza.
Actualmente, el registro se realiza por vía electrónica.
– Los libros oficiales se preparan en plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio y se legalizan hasta cuatro meses más tarde del mismo. Es decir, deben presentarse al Registro Mercantil antes de mayo del ejercicio siguiente (cuando el ejercicio económico coincida con el año natural).
– Por otro lado, las cuentas anuales se deben aprobar, en el plazo de seis meses desde el cierre del ejercicio, por la junta general, y una vez aprobadas deben presentarse al registro en el plazo de un mes.
En conclusión, las nuevas tecnologías han facilitado enormemente las obligaciones contables del empresario. Dada la nueva legislación, toda sociedad mercantil puede emplear algún programa de contabilidad para llevar sus cuentas y gestionar la legalización de sus libros obligatorios, y muchas emplean este tipo de herramientas, que generalmente ofrecen otras prestaciones, como la posibilidad de emitir facturas gratis.
