Desde su irrupción, la contabilidad electrónica ha supuesto una auténtica revolución en todo tipo de organizaciones. Especialmente, por la facturación electrónica, que incluye software gratis y otras muchas ventajas para las empresas. Este tipo de contabilidad puede definirse como el envío de archivos en formato .XML de todas las operaciones que se registran en la empresa, independientemente de su tamaño o la facturación que registren.
Por lo tanto, cada operación (desde la más común hasta la más singular) genera una póliza contable y un archivo, el cual es enviado por un buzón tributario a los organismos competentes de la supervisión, del registro o del cobro de los impuestos. En resumidas cuentas, la contabilidad, gracias a un software, se basa en:
– Una organización del catálogo de cuentas.
– Una entrega de forma puntual de la balanza de comprobación.
– Una entrega de la información de las pólizas y auxiliares, si así se requieren.
Una vez ya se conoce qué es esta contabilidad, a continuación, se explican detalladamente los archivos que la integran.
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Todo sobre la contabilidad electrónica
En la facturación electrónica, están obligados a presentar esta contabilidad las personas morales o físicas. Dentro de ambas, no obstante, se debe tener en cuenta que, en algunas ocasiones, no existe obligatoriedad de realizarla.
– Personas morales. Asociaciones religiosas las cuales deben llevar de forma electrónica un libro de registro de las operaciones sobre ingresos y gastos, acompañando siempre toda la documentación de la misma forma en la que se identifique la operación, la actividad o el acto; e indicando la fecha, las cantidades y los conceptos a los que se refiere. Ingresando, a su vez, toda la información contable.
– Personas físicas. En este grupo, se incluyen las personas del régimen de arrendamiento o de los asalariados, personas que no cuentan con la obligación a presentar la contabilidad. También las del régimen de honorarios y otras personas que cuentan con actividad profesional, pero de forma esporádica.
Los archivos que integran la contabilidad o facturación electrónica
Entre ellos, destacan los siguientes:
Catálogo de cuentas
Este catálogo debe enviarse una vez cada mes, además de cuando se esté modificando.
Balanza de comprobación
Se enviará también, como el catálogo, de forma mensual y siempre en el segundo mes siguiente al que le corresponden los datos.
Comprobantes fiscales
En este caso, solo cuando Hacienda necesite más información adicional sobre la información contable o la procedencia de las compensaciones o devoluciones.
Pólizas de diferentes periodos
En este caso, cuando los organismos necesiten verificar la información de la contabilidad o procedencia de compensaciones y devoluciones.
Cuentas y subcuentas
En este caso, la información únicamente se proporcionará cuando se verifiquen los datos contables y la procedencia de las compensaciones o devoluciones.
¿Cuándo se empiezan a generar y enviar las cuentas y la balanza de comprobación?
En el caso del contribuyente:
– Cuando se trata de personas físicas o morales.
– Cuando son empresas que cotizan en Bolsa.
– Cuando son personas físicas o asociaciones que optan por realizar declaraciones semanales.
¿Cuándo se empieza a enviar?
– Cuando Hacienda verifique la información contable o la procedencia de las devoluciones o compensaciones.
– Mensual: al tercer día del segundo mes posterior al que corresponde a la información que se debe enviar.
– Trimestral: en este caso. en el tercer día del mes segundo después del trimestre al que corresponde la información.
– Semestral: al tercer o quinto día hábil del segundo mes del semestre al que corresponda la información que se debe enviar.
Las pólizas y auxiliares: cuándo se envían
Cuando Hacienda necesita verificar la información contable. Se envía a través de la firma electrónica y mediante un software gratis.
Los beneficios de la contabilidad electrónica
– Se consigue el ahorro en la captura de pólizas mediante un contrato en formato estándar para pólizas de uso diario o cotidiano.
– Validación de todos los comprobantes emitidos en otros sistemas, con las finalidades la autenticidad del archivo XMI.
– Descargar archivos en facturas o documentos, todos comprimidos en extensiones Zip, para enviar la contabilidad electrónica.
– Respaldar la información o facturación contable (como pólizas, catálogos o estados) y descargar en Excel o PDF. Así no solo se ahorra en papel, sino que también el cliente o los proveedores disponen de los documentos necesarios en correo electrónico.
– Reducir el tamaño del catálogo de las cuentas y separar los gastos a través de un centro de costes. Esto solo es posible con un programa como KeyANDCloud, el más completo del mercado.
– Ahorro de personal administrativo. Todavía existen empresas que no optan por un buen software gratuito, lo que les lleva a invertir mayores cantidades en capital humano. Con un programa de contabilidad se consiguen prescindir de personal, reducir costes y reestructurar la organización.
La contabilidad electrónica permite a las empresas contar con innumerables ventajas para las empresas. Supone un ahorro en personal, tiempo, recursos y desplazamientos a organismos como Hacienda. Con KeyANDCloud se consigue una contabilidad perfecta y adaptada a las soluciones de cada cliente.
