Los errores más comunes durante el proceso de facturación

La facturación es uno de los procesos más importantes para cualquier empresa o autónomo. Cometer errores durante el proceso de facturación puede tener como resultado la pérdida de dinero u ofrecer una mala imagen. El presente artículo recoge cuáles son los errores más frecuentes que se cometen durante la facturación, bien sea por despiste o por no conocer la forma adecuada de realizar una factura.

Fallos más frecuentes durante el proceso de facturación

1. Errores a la hora de rellenar los datos

Es necesario revisar una factura antes de enviarla. Es muy común cometer errores a la hora de rellenar campos como el CIF o NIF del cliente, e incluso enviar la factura a la empresa o la persona equivocadas.

Enviar una factura a un cliente erróneo puede suponer una violación de la ley en el caso de haber firmado alguna cláusula de privacidad con el mismo.

Para que una factura sea válida debe contener tanto el NIF como la dirección, el nombre y la razón social de cada una de las partes, así como la fecha de emisión.

Por otro lado, es recomendable que las facturas estén numeradas para poder gestionarlas de una forma más rápida y eficaz.

2. Facturar tarde

Un negocio depende del cobro de las facturas, por lo que es importante enviarlas lo antes posible. De este modo también se podrán cobrar en el tiempo adecuado y evitar que se acumulen facturas impagadas que pueden afectar de forma muy negativa al negocio.

3. No detallar la factura

Cuanto más desglosada esté una factura, más fácil será de comprender. Esto es fundamental cuando lo que se venden son servicios, ya que se debe detallar cada uno de los prestados, la duración y el importe.

Además, en el caso de la venta de productos es importante incluir el precio por unidad. Por último, se deben incluir los descuentos pertinentes o cualquier otro tipo de cláusula.

4. No especificar la fecha de vencimiento

No establecer una fecha de vencimiento puede causar problemas a la hora de reclamar el pago de una factura y dificultará el seguimiento del estado de la factura.

5. No especificar el método de pago al cliente

Es necesario que se incluya el método de pago que deberá usar el cliente para abonar el importe de la factura. Esto servirá para facilitar el procedimiento de pago y simplificarlo.

6. No personalizar las facturas.

Personalizar las facturas corporativamente hablando, además de servir como promoción para un negocio, ayuda a mejorar la imagen de marca de una empresa. Es importante añadir el nombre de la compañía junto con el logo para darle un carácter propio.

Eso sí, tampoco se debe olvidar que es un documento formal, por lo que estos elementos deben tener el tamaño adecuado.

7. No cuidar la presentación de las facturas

Una factura con faltas de ortografía o tachones es la mejor manera de tirar por tierra la imagen de marca de una empresa. En todo momento se ha de ser profesional y eso incluye también el proceso de facturación.

8. No agradecer el cobro

Es un detalle que no cuesta nada y sirve para mejorar la imagen de marca y cuidar a los clientes.

9. Añadir cargos no mencionados al cliente con anterioridad

Aunque es una práctica que, por desgracia, usan algunas empresas, añadir cargos a los clientes en la factura sin haberlos negociado antes de realizar la venta puede ser considerado una estafa y ocasionar muchos problemas.

Para evitar reclamaciones, es importante que las condiciones de cada venta queden claras entre ambas partes antes de la emisión de la factura.

10. No guardar copias de las facturas.

No solo se deben guardar todas y cada una de las facturas emitidas, también hay que realizar una copia de las mismas. De este modo se podrá seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.

Por otro lado, disponer de copias de todas las facturas ayudará a tenerlas listas en el caso que sean reclamadas por la Agencia Tributaria.

11. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas

El hecho de tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Se debe realizar un seguimiento periódico de las facturas para conocer cuáles han superado el plazo de vencimiento.

Esto ayudará a contactar con el cliente, preguntar por el motivo del impago y tomar las medidas oportunas, las cuales pueden ir desde ofrecerle unos días más para pagar hasta facilitarle el pago por otros medios o, en casos graves, realizar las reclamaciones oportunas.

Conclusión

Son muchos los errores que se pueden cometer a la hora de realizar una factura. Contar con un programa de facturación online sirve tanto para minimizar estos errores como para gestionar de una forma más sencilla y óptima todo el proceso de facturación de una empresa o negocio.

Además, un software de facturación online cuenta con otra serie de ventajas, como la posibilidad de realizar facturas desde cualquier lugar, tramitar diferentes tipos de facturas o integrarlo con el programa de contabilidad de la empresa.