Cómo organizar los documentos digitales

Tanto para una empresa como para el entorno personal, organizar los documentos digitales de la manera adecuada es cada vez más importante. Sin embargo, es en el ámbito empresarial donde algunas empresas generan pérdidas por decenas de miles de euros ante la imposibilidad de localizar información ya existente en sus propias bases de datos.

Que se haga ilocalizable cualquier tipo de documento puede resultar en la pérdida de un valioso tiempo de trabajo, o la incapacidad de poder utilizar información que se ha obtenido en su momento a cierto coste. Por ello, vamos a contemplar a continuación algunos métodos de llevar a cabo un tratamiento adecuado de los documentos digitales.

Organizar de manera adecuada documentos digitales

A pesar de lo que se tiende a pensar, la digitalización de los documentos no hace más sencillo su almacenaje. Los archivos, ya sea localizados en la nube, de manera local en los equipos o en redes privadas, necesitan de algunos hábitos y métodos de archivo que faciliten, tanto a usuarios como a motores de búsqueda, su identificación y localización.

Establecer protocolos para almacenar información digital

Es conveniente difundir entre el personal de la empresa las reglas comunes respecto a los procedimientos que se van a utilizar para almacenar los documentos: normas específicas para poner nombre a carpetas y sus archivos, establecer las alternancias entre el uso local y de la nube y organizar los ciclos de las copias de seguridad de la información.

Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta

Utilizando un sistema de subcarpetas dentro de otra principal, se garantiza la efectividad del buscador de archivos en el entorno que se utiliza. Esto además hace mucho más simple y rápida la función de realizar copia de seguridad de los documentos.

El uso de nombres de archivos que sean descriptivos

Más efectivo que utilizar siglas o acrónimos, en la organización de documentos lo más eficiente es asignar nombres que describan el contenido de cada archivo. Es más rápido y fácil encontrar cualquier documento que se necesite de esa forma, incluso usando un buscador. Aun siendo descriptivos, los nombres no deben ser demasiado largos, pues la mayoría de los sistemas operativos no admiten mucho más de doscientos caracteres.

Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos

Cuando los documentos de un mismo tipo empiecen a ser demasiados en una misma carpeta, es conveniente empezar a organizarlos en nuevas carpetas que los diferencien por otros parámetros: fechas, orden alfabético, tipo de documentos, o cualquier otro método organizativo. Esto debe hacerse sin recurrir a la eliminación de ningún documento, mientras no sea imprescindible por cuestiones de gestión documental.

Codificación de archivos con fecha invertida

Establecer en la codificación las fechas de modo invertido, escribiendo primero el año, luego el mes y por último el día, permitirá al sistema ordenar las carpetas y archivos automáticamente por su fecha cuando se establezca el orden alfabético. Incluir al final de cada nombre un indicativo de la versión de cada documento también contribuye a mejorar la visualización de todos ellos.

Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento

Esto es más un hábito que hay que adoptar, que un método organizativo. Olvidarse o dejar para después la colocación de un documento de cierto tipo en su carpeta correspondiente, puede suponer en el futuro una verdadera contrariedad, que puede resultar incluso en la pérdida por completo de esa información.

Es importante ir adaptando la base de datos en carpetas y subcarpetas según vaya creciendo su volumen Clic para tuitear

No borrar nunca nada

Se recomienda encarecidamente crear subcarpetas para archivos antiguos o versiones desactualizadas de algunos documentos. Es importante mantener toda la información guardada tal y como se haría con sus versiones físicas. En algún momento futuro, dicha información podría ser necesaria.

Prestar atención a la elaboración de las copias de seguridad

Si bien en la actualidad las copias de seguridad pueden desempeñarse de manera automática en servicios de nube o servidores privados de la empresa, también es conveniente realizar respaldos de discos duros y otros sistemas físicos con cierta frecuencia. Toda precaución es poca.

Acostumbrar al personal de la empresa a revisar sus carpetas locales de documentos

La clave es conseguir que toda documentación tratada por los empleados acabe copiada o movida al servidor o sistema de nube de la organización, para que el almacenaje adecuado y el respaldo de toda la información se realicen de manera sistemática y periódica.

Aunque los precios de los programas para la gestión y organización documental que se encuentran en el mercado no son muy altos, como se ha podido ver, la organización de la documentación consiste más en una serie de hábitos de utilización de los sistemas operativos que en la implantación de una solución administrativa.

Organizar los documentos digitales es una tarea que necesita irse desempeñando sobre la marcha, a la medida en que va creciendo la base de datos: creando carpetas, subcarpetas y nuevas normas de nomenclatura de los archivos según las nuevas necesidades.