Organízate y ordénate de una vez

Eso de presumir de ser un desastre, “es que soy muy desorganizado, no me gustan los papeles, ahora lo busco y te lo mando, mi mesa de trabajo es un caos, no tengo tiempo de limpiar la camioneta, etc..” lo único que te trae son problemas, costes innecesarios y muy mala imagen. Ósea todo lo contrario de lo que hemos hablado en los artículos anteriores (Ver Consejo 1 y Consejo 2) y al final perderás dinero.

Si entro en casa de un cliente, lo primero en lo que me fijo y supongo que vosotros también, es en el orden y limpieza de sus instalaciones, incluso cuando voy a casa de mis amigos, y no te digo si es un restaurante u Hotel.

Hay técnica ya inventada por los japoneses, llamada las 5s o las 9s, a nosotros para empezar nos valdría con 2s, y si luego os animáis, podéis seguir ese que ese.

Cuanto tiempo tardas en buscar un documento mal archivado o traspapelado, una herramienta mal colocada, un presupuesto, una factura, datos para la factura o cualquier otra cosa que necesites para realizar un trabajo, si lo sumas a lo largo del día te podrás llevar una sorpresa, en vez trabajar para lo que crea valor, trabajo por ser un desastre y no gano un duro.

Muchas organizaciones, antes de hacer nada más, empiezan por aquí, y no se trata como hacemos en casa de hacer la limpieza anual, sino de ser conscientes todos y cada uno de los días.

1S LIMPIEZA: Vamos allá

Tienes las cajas vacías preparadas para llenarlas y llevarlas al punto limpio de tu localidad, mira que nos gusta guardar todo, cosas inútiles, y que ya no usamos, pero que ocupan sitio y espacio, e incluso hay que mantener en condiciones de uso, por dónde empezar, yo cogería todo lo susceptible de tirar a la basura, poner cada elemento en dos montones, uno tirar, dos guardar (por pena) y elemento por elemento hacernos unas preguntas básicas que debemos respondernos:

• ¿Qué debemos tirar?
• ¿Qué debe ser guardado?
• ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
• ¿Qué deberíamos reparar?
• ¿Qué debemos vender?

Y aplica las reglas de los japoneses:

• Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad: Repárelo.
• Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya: Tíralo.
• Si está obsoleto, pero cumple su función: Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento.
• Si es un elemento peligroso: Identifíquelo como tal para evitar posibles accidentes.
• Si está en buen estado: Analice su utilidad y sino véndelo.

Lo mismo con los papeles, carpetas, archivos, CD´s, Pc´s viejos, pantallas, etc. todo lo que encontremos en nuestras instalaciones.

Ya sé que da pena, pero a no ser que tengas espacio gratuito para guardarlo todo, no te merece la pena, te distraerá tiempo y dinero.

2S ORDEN

Ahora que hemos tirado y limpiado muchas cosas, y tenemos más espacio libre deberíamos tener justo lo que necesitamos para trabajar.

El objetivo principal será, localizar cualquier elemento que necesitemos, en el menor tiempo posible, aquí no solo se incluye el localizar, sino una vez utilizado y sino es de consumo, volver a poner en su sitio, ¿dejáis las llaves del coche o casa siempre en el mismo sitio? no te quiero contar el móvil, algunas de mis hijas son un desastre con este último, yo lo soy sobre todo con el mando a distancia del TV.

Por lo que cualquier elemento debe tener un único sitio donde localizarse, en todo momento. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Es posible reducir el stock de esta cosa?
• ¿Esto es necesario que esté a mano?
• ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?
• ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

y usa a los japoneses:

• Determine sitios de ubicación para cada elemento.
• Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del mismo.
• Asigne una clave de identificación para cada elemento.
• Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y fácil de reponer.

Ventajas

Las ventajas de considerar los puntos anteriores son:

• Se obtiene un espacio adicional.
• Se elimina el exceso de los elementos obsoletos.
• Se facilita el uso de tus cosas a tiempo.
• Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal innecesarios.
• Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios. Y sobre todo en las búsquedas.
• Se elimina el despilfarro.

Esto es lo que te ahorras, y lo que ganas en imagen, tiempo, y errores, también es dinero.

Como ya comentamos existen plataformas de Gestión online, como KeyANDCloud, que incluso te ahorran el espacio de archivo de toda la documentación física asociado a tu negocio o actividad, documentación sobre tu proveedor, cliente, proyecto, presupuesto, servicio. Lo tienes todo cuando quieras, donde quieras y tu teléfono, Tablet, Pc seguirá siendo un solo elemento, y si lo olvidas, pierdes, no sabes donde lo dejaste o cualquier otra contingencia, lo volverás a tener toda una vez te conectes a Internet, con un solo clic, tendrás toda la información ordenada, clasificada, en su sitio, fácil de localizar y encima con copias de seguridad

¿Si es que tienes almacén, o cuarto de archivo no te gustaría que estuviera en orden y si se quema o te roban?, No te estoy invitando a que seas desordenado sino todo lo contrario, solo que aproveches las herramientas disponibles, que facilitaran tu trabajo, ahorraras dinero, mejoraras la imagen de tu negocio.

No me mal interpretes, te estoy contando la realidad, somos como niños lo queremos todo y ya mismo, pero sin mucho esfuerzo.

Siendo medianamente, ojalá ordenados, lo podemos conseguir sin demasiado esfuerzo, eso si hay que ser constante y tenerlo claro. Todos los días.

Los japoneses calculan que podrías ahorrar o mejorar entre un 15% a un 40% en:

• Reducción del 40% de sus costos de Mantenimiento, o tiempos en la realización o confección de tus tareas administrativas.
• Reducción del 70% del número de accidentes. En actividades de riesgo, (riesgos físicos, contingencias, etc.)
• Crecimiento del 10% de la fiabilidad de tus plazos de entrega de productos o servicios, y documentación asociada, (presupuestos, facturas, albaranes, etc.)
• Crecimiento de la satisfacción de tus clientes.

Y además, si realmente lo que tiras, lo reciclas, o eliminas bien, tendrás un premio por la protección del medio ambiente.

Por favor si has puesto en práctica, aunque sea una, de estas ideas, coméntame, como fue, seguro que la experiencia, buena o mala, nos sirve a todos para aprender.

En el siguiente consejo, hablaremos de visualizarnos, retratarnos, vernos, analizarnos para mejorar nuestra organización, y os contare un cuento sobre un niño, ahí va el principio:

Una mañana de invierno, a las …. h, llegamos como siempre antes de la hora habitual, nos encontramos en la puerta de nuestro negocio a un niño abandonado, recién nacido, su aspecto es de estar cuidado, esta sonriente, no llora, nos tira los brazos, quiere que le abracemos……, continuará.