Las facturas electrónicas son documentos oficiales que se generan por medios informáticos. Como las de papel, contienen la información legal para poder emitirla y realizar el cobro por el producto o servicio que se indica. El receptor la recibe a través de medios telemáticos. La facturacion electrónica se está consolidando por sus reducidos costes y las facilidades que ofrece. Eso sí, para que sea válida ha de ser auténtica e incluir la firma digital de quien la expide.
Una factura online con su certificado digital de autenticidad tiene la misma validez que una convencional impresa en papel. Sin embargo, para poder utilizarla, el destinatario o receptor debe dar su consentimiento.
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Beneficios de la factura electrónica
Las facturas electrónicas son más eficientes puesto que se eliminan procesos que no generan ningún valor. Permiten ahorrar costes de papel, impresión, de envíos y almacenamiento. Las facturas se genera a través de procedimientos simplificados y se automatiza la gestión del envío y de la recepción, puesto que en tan solo unos segundos ha llegado a su destinatario. Es un proceso rápido y rentable para las empresas.
En este sentido, con la facturación electrónica se mejora la seguridad jurídica, puesto que es imprescindible incluir la firma electrónica certificada. Una cuestión importante a la hora de reclamar posibles impagos o de verificar la autenticidad del documento, también se autorizan validaciones remotas, accesos simultáneos y se facilitan las gestiones de auditoría. Y, además, todo el proceso mejora el desarrollo sostenible gracias a las eco-facturas.
Programas informáticos para las facturas “online”
Es muy importante que las empresas que deseen emitir facturas electrónicas dispongan del software adecuado. El de Keyandcloud permite emitir las facturas de una manera rápida y sencilla, puesto que el programa gestiona el sistema y los datos de manera automática para que el empresario o el autónomo agilice el proceso administrativo.
Las facturas que se generan a través de plataformas como esta disponen de los correspondientes requisitos legales para que sean válidas y auténticas. Tanto la creación como el envío de la factura se realiza desde el mismo programa, que permite gestionar la base de datos de los clientes y automatizar todos los procesos, realizar presupuestos y presentar modelos tributarios. La facturación que se realiza sigue los parámetros legales para llevar al día la contabilidad oficial de la empresa, gestionar los bancos y administrar las cuentas.
Normativa legal de la facturación electrónica
Las facturas electrónicas se regulan a través del Real Decreto 1916/2012, de 30 de noviembre. En la normativa se establecen los requisitos que deben cumplir tanto las facturas telemáticas como las impresas. Las empresas están obligadas a expedir facturas por los productos o servicios que comercializan, pueden ser ordinarias o completas, o bien simplificadas. Cada uno de estos documentos ha de incluir los datos fiscales de quien expide y de quién recibe, el número correspondiente del orden de facturación, la fecha y el lugar, el concepto, el importe y los impuestos detallados. Además, han de incluir la firma o sello de la empresa para verificar su autenticidad y el modo de pago. En aquellas que se ajusten al criterio de caja, también han de incluir ese detalle en la información que se anota.
En la normativa también se establecen los plazos, los regímenes especiales existentes y los otros tipos de facturas, como son los duplicados, las facturas rectificativas y las recapitulativas. Todas ellas pueden ser en versión impresa y en versión digital. Las empresas están obligadas a conservar durante un determinado tiempo las facturas en sus archivos.
Maneras de garantizar la autenticidad e integridad de las facturas
La fórmula que la administración ha escogido para acreditar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas es a través de los certificados reconocidos, mediante el intercambio electrónico de datos EDI y a través de otros medios que las partes hayan comunicado a la Agencia Tributaria con carácter previo a su uso y se hayan autorizado como válidos. También se admiten los controles de gestión al uso siempre que se establezca una conexión entre lo que es la factura emitida y el concepto por el que se ha hecho.
Tipos de facturas electrónicas
Se distinguen dos tipos diferenciados de facturas online, las del formato estructurado o facturae y las del formato no estructurado. Las primeras se pueden generar y archivar de manera automática por sistemas informáticos tanto del emisor como del receptor. Las del sistema no estructurado se basan en una imagen, por lo que el receptor deberá incluir los datos de manera manual en su propio sistema. Ambos tipos son aceptados.
Conclusión
Las gestiones telemáticas han permitido a las empresas agilizar sus procesos administrativos. Hoy en día, para ser más eficientes, es importante disponer del software adecuado para aprovechar al máximo las ventajas del universo digital. En unos años, puede que sea prácticamente obligatorio utilizar la facturación electrónica en todas las empresas.
