Cuando realizas una factura de venta, debes rellenar correctamente todos los campos del documento. Hay uno, el numero de factura, al que le debes prestar toda la atención que merece para evitar sanciones administrativas. ¿Quieres saber por qué?
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¿Qué es el número de una factura?
Una factura es un documento con validez tanto fiscal como legal en el que intervienen dos partes, el emisor de la factura y el receptor de la misma. Como cada una es diferente de todas las demás, es necesario diferenciarlas de alguna manera.
Para poder identificar una factura, estas se emiten con una correlación numérica y sin saltos durante un año fiscal completo, que en España es un año natural. No puedes tener dos facturas con numeración idéntica ni pasar de la factura 3 a la 6. Esto lo especifica claramente la Agencia Tributaria.
¿Puedes tener diferentes series numéricas?
La Agencia Tributaria te permite realizar diferentes series de facturas si se cumplen algunos de los siguientes supuestos:
– Que emitas facturas en distintos establecimientos.
– Que tengas actividades económicas diferentes. En este caso no es que la Agencia te autorice, sino que te obliga a que cada actividad tenga un número de serie diferente. Por ejemplo, si haces programación web tu primera factura podría ser A001 y si también ofreces un servicio de copywriting, tu primera factura de esta actividad podría ser B001.
– Emitir una factura rectificativa. Este número también ha de ser diferente al de una factura ordinaria.
Lo que la Agencia Tributaria no permite es realizar series numéricas por clientes para una misma actividad económica durante un año fiscal. Al igual que no te permite cambiarla cada mes, solo se puede cambiar al comienzo de un nuevo año fiscal.
A pesar de ello, comenzar un año fiscal no quiere decir que no puedas utilizar la misma serie numérica del año anterior.
¿Cómo debe ser el número de factura?
No tienes la obligación de que tu número de factura comience por ‘1’. Lo normal es comenzar por el año fiscal o por las iniciales de tu nombre o del nombre de tu negocio.
Por ejemplo, puedes comenzar por 2019-001 o IN-2019-001. Las iniciales IN corresponderían, como ya hemos dicho, a las de tu nombre o tu negocio.
Además, tras estos prefijos tampoco es necesario que al comenzar el año aparezca un 1. Tu facturación puede comenzar en el número que tú quieras, pero eso sí, a partir de ahí todas deben ser correlativas. Por lo tanto, tu primera factura del año podría ser 2019-010 y continuarías con 2019-011 y así sucesivamente.
¿Una factura proforma debe estar numerada?
El caso de las facturas proforma es diferente. Como no tienen ningún tipo de validez contable o fiscal no es necesario que tengan una serie numérica. Pero si necesitas señalar con un número una factura proforma debes tener en cuenta que, si se convierte finalmente en una factura ordinaria, deberá seguir la correlación de las mismas
Tu documentación debe cumplir todos los requisitos exigidos desde la Agencia Tributaria. Aunque para que no tengas que pensar en el numero de factura, con un buen programa de facturaciónpodrás gestionarlo todo sin dolor de cabeza.
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