Cómo recuperar el IVA de los gastos de viaje

La globalización es, sin duda, el principal fenómeno mundial de las últimas décadas. Todo está cambiando y las nuevas tecnologías son instrumentos primordiales para poner en práctica y profundizar en las nuevas dinámicas económicas. En esta línea, la revolución digital ha supuesto la introducción de innovaciones técnicas en todos los ámbitos de actividad, en todos los departamentos de las empresas. Directa o indirectamente, afectan a grandes empresas pero también a medianas y pequeñas.

Como la globalización se expande, las relaciones entre empresas se hacen más complejas e interdependientes. De ahí que se produzcan en la práctica más viajes al extranjero. Una de las consecuencias prácticas de ello es la cuestión de si es posible recuperar o no el Impuesto sobre el Valor Añadido (en adelante, IVA), pues se trata de gastos en los que se incurre en esos viajes: gastos en desplazamientos, alojamiento y otros elementos cuyo IVA cuenta para una hacienda foránea. Muchos de estos gastos pueden ser derivados de las propias necesidades del trabajo. De hecho, aquí radica la primera y más importante clave para establecer si procede o no la devolución del IVA soportado.

La compañía que se desplaza al extranjero por cualquier razón de negocios debe satisfacer un IVA que no es en principio deducible para la declaración tributaria en España. Y por tanto no puede incluirse ese gasto en el modelo 303 que debe presentarse cada mes o cada trimestre ante Hacienda.

Sin embargo, existe una manera de recobrar estos gastos. Para ello, deben cumplirse ciertas condiciones de deducibilidad; en concreto, las que operan para España: que se justifique que el gasto era necesario para desarrollar las actividades de la compañía. De ahí que se llegue a la conclusión de que facturas como la del hotel o el alquiler del vehículo puedan ser deducibles aunque se hayan facturado en un país extranjero.

Para recuperar esas cantidades hay dos escenarios: que los gastos se produjeran en territorio de la Unión Europea o en países extracomunitarios.

Devolución de las cuotas del IVA en un estado miembro de la UE

Si se trata de gastos soportados por el IVA en un país perteneciente a la Unión Europea, el reintegro del IVA se da en la proporción en que se daría si se hubiera producido el gasto en España. Para ser recuperado, además, debe presentarse mediante la declaración de un modelo en concreto, el 360, y en sede electrónica (la de la AEAT). Este modelo está diseñado para las devoluciones a profesionales o empresarios que no estén establecidos en el territorio en el que han de soportar el gravamen.

Dos cosas en especial deben considerarse antes de presentar la solicitud:

– Es necesario identificarse con DNI electrónico o certificado digital, pues solo es posible presentar la solicitud por vía telemática.

– Por otro lado, quien presenta el modelo (excepto si se otorga un poder a un eventual representante) ha de estar dado de alta en la Dirección Electrónica Habilitada y haberse suscrito al procedimiento en particular con al menos dos días de antelación a la presentación de la solicitud.

Información requerida

Respecto a los datos que se deben adjuntar a la solicitud, están los datos del proveedor en cuestión (nombre, domicilio y NIF) y los datos de cada factura (fecha, tipo de gasto, porcentaje de IVA y base imponible), así como una copia de las propias facturas.

La AEAT remitirá la solicitud al Estado que corresponda (así que hay que presentar una solicitud para cada país visitado, si hubiera más de uno).

La periodicidad depende del importe que se pretende recobrar. Desde los 50 euros se hace con solicitud anual y desde los 400 euros se hace con solicitud trimestral.

Devolución de las cuotas del IVA en un estado extracomunitario

Si son países no pertenecientes a la Unión Europea, solo puede recobrarse la parte satisfecha por IVA si existe un convenio de reciprocidad entre ese país y el nuestro. En la actualidad, España posee acuerdos respecto al IVA con Canadá, Japón, Suiza, Noruega, Israel (con limitaciones) y Mónaco. Para esta modalidad, se debe adjuntar la siguiente documentación: en primer lugar, un certificado en el que se declara que la empresa es sujeto pasivo de IVA en territorio español; además, se añaden las facturas que correspondan y, en algunos casos, se exige que se nombre un representante fiscal que resida en el Estado extranjero.

En resumen, es posible recuperar los gastos de IVA en el extranjero bajo determinados criterios y condiciones. Las dos cuestiones principales son: por un lado, si se trata de gastos que serían deducibles en España; y por el otro, si se ha soportado el IVA en un país perteneciente a la Unión Europea o no. En cualquier caso, las herramientas de facturación serán útiles para organizar los gastos e identificarlos. Un programa para facturar es una necesidad en el contexto económico vigente.