Los exámenes no nos gustan, pero no hay más remedio, eso sí, siempre queremos saber la nota final, que nota crees que tienes sobre tu actividad.
El examinarnos, evaluarnos, auditarnos, nos puede permitir una visión total de como estamos funcionando, informándonos objetivamente de áreas para mejorar, innovar, fijar prioridades. y tomar decisiones.
Los resultados del examen también nos darán información de que hacemos bien o mal, como avanzamos en el tiempo, es una herramienta de aprendizaje y puede promover la participación de las partes interesadas. (Ver artículos anteriores)
Las empresas grandes hablan del Modelo de Madurez, en el que miden el grado de desempeño que consiguen en sus actividades y el éxito que alcanzan haciendo entre otras cosas lo siguiente:
- Identificar y satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
- Seguir los cambios en la organización, los mercados, tecnologías e implementar innovaciones.
- Gestionar los procesos y recursos adecuadamente.
Para Examinarnos debemos seguir un plan, que al menos contenga las siguientes actividades.
- El alcance, si vamos a examinarnos de todo, o solo de algunos procesos, requerimientos, es decir de cuantas asignaturas nos vamos a evaluar.
- Las responsabilidades, a quien nombraremos responsable o responsables del tema. Es conveniente que uno no evalué su propio trabajo. Sino tenemos a nadie con formación, podríamos subcontratarlo a profesionales independientes.
- Como será la evaluación, si con entrevistas individuales, reuniones y con quien, viendo datos, papeles, documentos y registros, todo lo anterior.
- Cuanto durara en tiempo y que reuniones habrá al principio, durante y al final para informar de los resultados. Para una Micro o Pyme debería bastar con 2 días máximo.
Los resultados obtenidos deben plasmarse en algún documento, de forma estructurada y que recoja toda la información relevante obtenida.
Los comentarios, observaciones, malas prácticas, no deben tener opiniones personales de los evaluadores, ni asociarse a personas deben basarse en evidencias objetivas lo más posible. Hechos.
Si es posible acompañar de un resumen gráfico, como el gráfico siguiente, mejor, todo el mundo lo podrá entender y analizar. Y de esta manera poder participar en la toma de decisiones apartando ideas y conocimiento.
Muchos clientes, como medida de selección de proveedores, realizan auditorias a los sistemas de gestión, esto es una práctica habitual entre empresas, si uno quiere ser proveedor de esta empresa, deberá someterse a una de estas evaluaciones.
Otras piden certificados de calidad, que también se obtienen con la realización de auditorías realizadas por organismos certificadores independientes.
UNE-ISO 9004-200
La información obtenida, a parte de servirnos para la toma de decisiones, cambios y mejoras también puede usarse para:
- Estimular las comparaciones entre procesos y áreas de la organización.
- Realizar comparaciones con otras empresas (benchmarketing). Y buscar los mejores procesos.
- Hacer el seguimiento de la evolución de la empresa y ver los resultados de las decisiones tomadas anteriormente.
A nadie le gusta que le examinen y menos que nos digan que estamos haciendo mal, ya comentamos en anteriores blogs, el por qué la gente se equivoca, no hay que buscar culpables en las entrevistas de evaluación, hay que buscar fallos en los procesos, procedimientos, recursos, formación, políticas, objetivos.
También sería útil preparar y tener una lista de chequo, sobre todo al principio sino tenemos mucha experiencia, nos puede ayudar a no olvidarnos de evaluar alguna cosa importante.
¿Qué preguntas puedes hacer?
- ¿Qué haces?
- ¿Por qué lo haces?
- ¿Cómo lo haces?
- ¿Dónde lo haces?
- ¿Cuándo la haces?
- ¿Tienes la formación adecuada para este trabajo?
- ¿Tienes documentos, instrucciones, indicadores, objetivos sobre tu proceso?
- ¿Conoces la política y los objetivos generales de la empresa?
- ¿Qué mejorarías?
- ¿Qué entradas, información, etc… necesitas para hacer este trabajo?
- ¿Quien te tiene que dar la información?
Esta práctica la podemos implementar y sistematizar de forma que sea realizada, al menos una vez al año y ver nuestros avances, de forma más objetiva.
No pasa nada por conocernos mejor, o si sacamos mala nota, lo importante es que podemos ver nuestras debilidades, para superarlas y recuperar la senda del éxito.
La cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias y demás informes contables, seguro que la evalúas, las miras y según los datos reaccionas y tomas decisiones, haz lo mismo con tu empresa, evalúa también su desempeño, no solo en términos económicos, sino de eficacia y eficiencia, tu cuenta de resultados mejorara si mejoras estos aspectos.
¿Quieres cambiar y mejorar?
Ya lo hemos oído muchas veces las cosas cambian, todo cambia, y cada vez mas rápido, tienes que llevar a cabo los cambios para adaptarte, y mejorar.
En el siguiente artículo hablaremos de lo que hacen las grandes empresas, pero enfocado a los emprendedores y Pymes.
