Facturar por primera vez es algo por lo que todos los nuevos emprendedores o nuevos autónomos tienen que pasar. De forma casi inadvertida, te toparás con este problema. Y es que en los primeros pasos como emprendedor, pondrás toda la ilusión y entusiasmo en procesos como buscar o crear tu producto, desarrollar una idea o conseguir clientes. Quizá te suenen cosas como que los productos y servicios llevan un impuesto llamado IVA, pero de momento, la contabilidad y la facturación suenan como algo lejano para ti. Puede que ni sepas cómo hacer una factura. Pues bien, cuanto antes aprendas cómo facturar, mejor.
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¿Cuándo te tocará hacer una factura por primera vez?
La primera vez en la que puedes plantearte facturar suele ser cuando te lo pide un cliente. Es el caso más típico. Tu nuevo negocio ya ha dado sus primeros pasos. Puede que incluso estés contento porque has conseguido tus primeros clientes y cerrado tus primeras ventas. Y de pronto un cliente te hace la pregunta: «¿me haces la factura?». Es más, puede que no lo pregunte, sino que dé por hecho que la haces: «páseme la factura con los siguientes datos…».
Llegado ese momento te asaltarán el miedo y las dudas. Pensarás en varias opciones para salir del aprieto. Por un lado, contarle al cliente la verdad; decirle que acabas de empezar y que no le puedes hacer una factura. Tendrás el miedo de que te tomen por alguien poco serio o profesional y no quieran volver a trabajar contigo. Puede que consideres la idea de que una tercera persona (familiar, conocido.) facture al cliente por ti. Y la otra opción es que repentinamente empieces a interesarte por la contabilidad y quieras aprender cómo facturar.
¿Quiénes tienen que facturar y por qué hacer una factura?
La factura no es más que un documento que refleja de forma legal que un determinado cliente ha pagado un precio por un producto o servicio. Y en el que debe constar, además, el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA) que dicho cliente ha abonado.
Las facturas son emitidas por las empresas y profesionales autónomos siempre que realizan la venta de un producto o servicio. Te ponemos algunos ejemplos:
– Si eres un profesional que se dedica a vender diseños (logotipos, webs, ilustraciones, etc.) tendrás que emitir factura cada vez que te paguen una tarea.
– Si tienes una tienda física u online (funcione con o sin stock) tendrás que emitir factura cada vez que te compren un producto.
Tienes que facturar a clientes particulares y a empresas. Sin embargo, quienes normalmente te van a pedir el documento (factura) son otras empresas y autónomos como tú. La necesitan para cumplir sus obligaciones fiscales.
¿Por qué las empresas y autónomos piden factura de sus compras?
Las empresas y autónomos tienen la obligación de recaudar el IVA cada vez que vendan a clientes y pagárselo a Hacienda trimestralmente.
A su vez, Hacienda les permite deducir (restar) todo el IVA que ellos han soportado o pagado en las compras que han hecho para su negocio.
En otras palabras, al IVA que has cargado en tus ventas debes restarle el IVA de tus compras, y ese resultado es lo que pagarás a Hacienda. Por eso, para no pagar IVA de más, las empresas dan tanta importancia a tener una factura legal de las compras que han hecho.
¿Cómo hacer una factura para que sea legal?
Lo primero que debes saber es que para hacer una factura legal, debes darte de alta en Hacienda. Esto se hace a través del llamado formulario 036. En el cual debes indicar qué tipo de actividad económica realizas (marcando el epígrafe adecuado) y proporcionar una dirección fiscal válida. Tras presentar el formulario, y si todo está correcto, Hacienda te proporcionará un número NIF IVA(que será tu número de DNI).
¡Ya está! Ya puedes emitir tus facturas. Ahora bien, para que una factura sea legal y permita a otra empresa desgravar el IVA, esta debe incluir estos datos mínimos:
– Número de factura (siguiendo una serie lógica).
– Fecha en que se expide.
– Nombre o razón social del emisor.
– Dirección fiscal del emisor.
– NIF IVA del emisor.
– Descripción del producto o servicio vendido. Ejemplo: cama doble de 2 x 2 m con colchón de viscosa…
– Nombre o razón social del receptor.
– Dirección fiscal del receptor.
– NIF IVA del receptor.
– Base imponible o precio sin IVA.
– Porcentaje de IVA aplicable: 21 % (o 10 % para productos alimenticios).
– Importe de IVA.
En ocasiones, la empresa te puede pedir un presupuesto o una factura proforma antes de decidirse a hacer la compra. Recuerda que una factura proforma es meramente informativa y no válidaante Hacienda. Después tendrás que emitir la factura definitiva.
¿Qué programa de facturación utilizar?
Muchos nuevos autónomos cometen el error de hacer una factura en Word o Excel. Esto, además de tomar más tiempo, te puede llevar a cometer errores de cálculo. Para facturar por primera vez, ¡recomendamos un programa de facturación fácil de usar como el de KeyAndCloud!
