El pago de las facturas es un problema que trae de cabeza a los empresarios. Y no solo por el hecho de tener o no liquidez para asumir ese gasto, sino por el procedimiento en sí. Una labor tediosa, que a veces se complica y que resta tiempo para dedicarlo a otras labores de la empresa. Pero ¿trabajas con un ERP? Pues, entonces, olvídate de ese trabajo. Con la automatización de facturas el propio software lo hará por ti.
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Automatizar el pago de facturas a través del programa de facturación online
Lo primero que debes hacer es asegurarte que la solución de gestión con la que trabajas dispone de esa funcionalidad. No te preocupes, porque es bastante común y hasta los sistemas más básicos la incorporan.
Una vez dentro, el primer paso es hacer las tareas de cuadre y las de resolución de excepciones. Tú serás el responsable de automatizar el procedimiento una sola vez, pero, a partir de ahí, ese trabajo será realizado por el software, que será el encargado de extraer los datos de forma fiable e interpretarlos de manera correcta para la codificación.
Con unos criterios fijados previamente y con unos parámetros personalizados la factura será validada de manera automática y:
– Le llega a la persona responsable de aprobarla sin errores a través de su correo electrónico. Solo queda pendiente el que sea abonada y podrá archivarse con toda la documentación necesaria, como las órdenes de compra o los albaranes digitalizados. Así el departamento de contabilidad no tiene que hacer el registro manual, evitando los errores humanos y la pérdida de tiempo.
– Si hubiera incidencias, como discordancias o duplicidades, el propio ERP las detectará, bloqueando la factura a la espera de que sean resueltos esos problemas.
Las ventajas de esta automatización
Como has visto, hay grandes ventajas de automatizar el pago de facturas a través del programa de facturación online. Vamos a pasar a enumerar las más importantes:
– Mejora de la gestión documental facilitando la creación de la oficina paperless (oficina sin papeles). Esto supone ahorro de costes y cuidado del medioambiente.
– Se reduce el factor “error humano”. No se perderán facturas, ni se traspapelarán ni tampoco se tirarán a la basura por accidente.
– Los controles internos de las facturas a pagar son más seguros, evitando los pagos duplicados o los retrasos.
– Mejora el flujo de dinero en caja, lo que permite realizar la planificación de presupuestos y la gestión de una manera más sencilla y fluida.
– Las facturas se procesan más rápidamente.
– Los empleados no tienen que dedicar tanto tiempo de la jornada laboral a ese trabajo, por lo que pueden realizar otras labores más productivas o de mayor valor añadido para la empresa.
– Facilita el que la empresa cumpla con la normativa, especialmente importante si los pagos se realizan a proveedores de otros países.
Y estas son solo las más comunes. Debes tener en cuenta que invertir en soluciones TIC para la empresa es siempre una buena idea. Por eso, infórmate y elige el ERP más adecuado para tus necesidades cuanto antes.
