Tener un buen programa de facturación es esencial para cualquier empresa actual, tanto si es una multinacional como una PYME. En todos los casos, recurrir a software profesional de calidad como facturae para crear la factura electrónicapor los servicios prestados o productos vendidos es una garantía para una buena gestión administrativa, además de mucho más fácil.
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¿Qué es la factura electrónica?
Se trata de una versión online de la que sería la tradicional factura en papel usada hasta ahora para la contabilidad de cualquier negocio. Al igual que en esta, en la factura electrónica se incluyen tanto el coste de los artículos o servicios vendidos como los correspondientes impuestos a pagar.
Una de las grandes diferencias entre la factura tradicional y la electrónica es la necesidad de una firma electrónica que garantice la autenticidad del documento y de su emisor. Por lo tanto, cuenta con todas las garantías de seguridad posibles, incluso mayores que las de las facturas en papel.
Además, hay que tener en cuenta que existen numerosos formatos de facturas electrónicas, tanto estructurados como no, que permiten que cada empresa pueda adaptarse a su uso sin problemas.
Las ventajas de las facturas electrónicas
La agilización del proceso de gestión de facturación y su emisión es la mayor ventaja que ofrece la aplicación de las facturas electrónicas en una empresa. Esto representa un importante ahorro económico para las PYMES, que los expertos en gestión empresarial sitúan entre un 50 % y un 80 % del coste original.
Además, las facturas electrónicas ofrecen otros muchos aspectos positivos a las empresas que deciden introducir este sistema de gestión en su proceso de facturación.
Para empezar, aunque parezca obvio, merece la pena recordar que las facturas electrónicas no necesitan ni impresión, ni envío ni archivo. Además del ahorro económico que representa no tener que hacer todas estas acciones periódicamente, este sistema de facturación también ofrece una oportunidad para agilizar el trabajo del departamento administrativo de cualquier empresa.
Asimismo, al no tener que imprimir las facturas electrónicas las empresas que optan por este sistema están ayudando al mantenimiento del medio ambiente.
Otra de las ventajas importantes de las facturas de este tipo es su inmediatez. El hecho de poder enviarlas online implica que los acreedores las pueden tener en sus manos al instante y proceder a su pago. Y, todo ello, con la garantía de seguridad que implica el uso de la firma electrónica.
Igualmente, hay que tener en cuenta que el archivo digital de las facturas electrónicas permite su fácil acceso en cualquier momento, lo que resulta especialmente positivo para la gestión de la facturación de una empresa. Poder buscar la información en pocos minutos en caso de inspecciones tributarias o de problemas con cualquier cliente es esencial para el buen funcionamiento de cualquier negocio.
Buena imagen de empresa
Las facturas electrónicas no ofrecen solamente ventajas de gestión a las empresas que optan por introducir este sistema de gestión en su facturación. También tienen un efecto muy positivo en la mejora de la imagen de marca.
Los usuarios que reciben una factura electrónica perciben que la empresa con la que están tratando cuenta con todas las innovaciones tecnológicas necesarias para mejorar su servicio de atención al cliente. Además, aprecian que se preocupen por estar al tanto de las nuevas tecnologías.
Todo esto hace que las empresas que optan por la facturación electrónica ofrezcan una buena imagen de marca a sus clientes.
Presentación a concursos públicos
La Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y la Ley 30/2007 de Contratos del sector público convierten en obligatorio el uso de sistemas de facturación electrónica para todas aquellas empresas que quieran presentarse a un concurso público de contratación. Por lo tanto, introducir esta innovación tecnológica es fundamental para cualquier compañía que quiera dar un paso adelante en su campo de negocio.
¿Qué es Facturae?
Facturae es un formato estructurado de facturación electrónica, que está considerado como el oficial en España desde el año 2015 para la declaración de facturas en el sector público.
Es decir, todas las empresas que hayan actuado como proveedoras de la Administración Pública deberán enviar su factura electrónica en este formato para poder acceder a su cobro. Esto incluye a las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, las personas jurídicas y entidades sin nacionalidad española, las entidades no residentes tributariamente en el estado español e, incluso, las agrupaciones de interés económico y todo tipo de fondos de inversiones.
Contar con un software de facturación online que permita exportar las facturas electrónicas creadas y poder enviarlas a la Administración Pública en formato facturae es esencial para todas aquellas empresas que se presenten a concursos públicos. Además, después podrán presentar sus facturas a Hacienda a través del sistema face.
En definitiva, invertir en un sistema de facturación electrónica representa para cualquier empresa invertir tanto en sus posibilidades de futuro, como en la optimización de su gestión administrativa diaria.
